Hệ thống viễn thông có nhiều thuật ngữ kỹ thuật khác nhau mà đối với một người bình thường, có vẻ như quá nhiều thuật ngữ. Nhưng việc nhận thức được các dịch vụ khác nhau mà họ cung cấp là điều bắt buộc nếu bạn muốn nâng cấp hệ thống liên lạc kinh doanh của mình.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các thuật ngữ khác nhau như Cloud PBX, Định nghĩa PBX được lưu trữ, Định nghĩa tổng đài ảo Trong số những thứ khác. Nhưng trọng tâm của chúng tôi là vào Tính năng của tổng đài đám mây và doanh nghiệp của bạn sẽ thu được lợi ích như thế nào khi có loại dịch vụ này.
Tổng đài đám mây là gì?
Vì thế Tổng đài đám mây là gì? Có một định nghĩa chi tiết và sống động về nó mà một người bình thường có thể hiểu được. Nói một cách đơn giản, Cloud PBX là một hệ thống liên lạc ảo cung cấp hệ thống điện thoại an toàn và đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn thông qua Internet.
Làm thế nào nó hoạt động?
Cloud PBX hoạt động hiệu quả bằng cách kết nối tất cả các thiết bị liên lạc với hệ thống điện thoại của bạn thông qua kết nối Internet. Vì Cloud PBX là một phần của Virtual PBX rộng hơn nhiều nên các máy chủ của nó được phân phối trên toàn cầu. Điều đó chỉ có nghĩa là Cloud PBX đủ tin cậy vì ngay cả khi một vị trí máy chủ vô tình ngừng hoạt động, vẫn có những vị trí khác hỗ trợ.
Bạn phải nhận thức được thực tế là tất cả các công nghệ đám mây đều phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối Internet. Do đó, Cloud PBX đặc biệt sử dụng công nghệ Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) cho các cuộc gọi đến và đi. Công nghệ VoIP sau đó sử dụng Internet để định tuyến các cuộc gọi điện thoại bằng Giao thức khởi tạo phiên (SIP) để thiết lập cuộc gọi giữa các thiết bị liên lạc.
Bạn có thể tự hỏi: “VoIP dựa trên đám mây là gì?” Để giúp bạn hiểu chính xác hơn về thuật ngữ này, VoIP dựa trên đám mây có nghĩa là các dịch vụ được lưu trữ chứa tất cả các hệ thống phần cứng điện thoại bên ngoài. Nó cũng giữ một bản ghi dữ liệu của bạn và lưu trữ hoặc truyền chúng qua Internet, thay vì cài đặt máy tính hoặc phần cứng. Đó là định nghĩa đơn giản nhất để tránh nhầm lẫn về phía bạn.
Tổng đài đám mây so với tổng đài được lưu trữ
Cloud PBX và Hosted PBX là các thuật ngữ đang được sử dụng thay thế cho nhau. Mặc dù cả hai phần mềm này có điểm chung gần như giống nhau, chẳng hạn như cả hai phần mềm PBX đều được nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ bên ngoài và cả hai đều triển khai dịch vụ của mình thông qua Internet, vẫn có một số khác biệt cần lưu ý.
Vì thế Tổng đài được lưu trữ là gì? Nói một cách đơn giản, Tổng đài được lưu trữ đề cập đến dịch vụ được cung cấp cho người dùng bởi nhà cung cấp lưu trữ tất cả thiết bị hoặc phần cứng từ một vị trí riêng biệt. Nó có nghĩa là dịch vụ được cung cấp thông qua Internet.
Mặt khác, Cloud PBX cũng đề cập đến các dịch vụ được lưu trữ trên máy chủ cũng được cung cấp qua Internet. Nghe có vẻ gần giống nhau phải không? Nhưng bạn không nên nhầm lẫn.
Nhìn chung, các dịch vụ đám mây được xây dựng nhằm tăng cường khả năng kết nối và mở rộng phạm vi cộng tác của người dùng. Với PBX được lưu trữ, dịch vụ được cắt bớt hoặc điều chỉnh theo một kích thước cụ thể. Nó chỉ có nghĩa là tất cả các tính năng đều giống hệt nhau và thống nhất. Trong khi đó với Cloud PBX, nó có khả năng mở rộng cao hơn dẫn đến nhiều tính năng có thể tùy chỉnh hơn trên cơ sở cá nhân hơn.
Bạn cần biết hệ thống trước khi áp dụng nó làm hệ thống liên lạc ưa thích của mình. Ví dụ: dịch vụ Cloud PBX được ưa thích hơn đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn hoặc mục đích sử dụng dân cư vì nó sẽ cho phép tăng trưởng và tùy chỉnh tốt hơn. Với Hosted PBX, các doanh nghiệp quy mô lớn có thể hoạt động tốt bằng cách tạo ra một dịch vụ thống nhất giữa các nhân viên.
Ưu điểm và nhược điểm của tổng đài đám mây
Hệ thống Cloud PBX là cải tiến mới nhất trong công nghệ PBX. Tuy nhiên, cũng giống như các hệ thống viễn thông khác, Cloud PBX cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Thật tốt khi làm quen với họ để bạn có thể quyết định một cách sáng suốt.
Ưu điểm của tổng đài đám mây
- Giá thấp - Ưu điểm lớn nhất của việc có loại hệ thống viễn thông này là tính năng chi phí thấp. Nếu bạn cố gắng so sánh Cloud PBX với các hệ thống PBX khác, chẳng hạn như hệ thống truyền thống, bạn sẽ nhận thấy rằng Cloud PBX rất hiệu quả về mặt chi phí khi xét đến các tính năng nâng cao mà PBX truyền thống không cung cấp.
- Khả năng mở rộng – Khi chúng ta nói về khả năng mở rộng, Cloud PBX chắc chắn có thể tăng hoặc giảm quy mô tương ứng với năng lực và yêu cầu kinh doanh của bạn. Nếu nhu cầu kinh doanh của bạn tăng hoặc giảm, Cloud PBX có thể đáp ứng được dung lượng sử dụng của bạn một cách quản lý.
- Uyển chuyển - Cloud PBX được thiết kế một cách chiến lược để giúp bạn kết nối trên toàn thế giới bằng các thiết bị viễn thông ưa thích của mình như điện thoại thông minh hoặc thậm chí cả máy tính cá nhân. Bạn có thể dễ dàng phân công công việc từ xa cho nhân viên của mình nếu cần thiết. Do đó, hãy tận dụng thời gian tốt nhất để nâng cao sự hiện diện ở địa phương và quốc tế cho khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn.
- Độ tin cậy - Điều hành một doanh nghiệp có dự phòng hệ thống viễn thông đáng tin cậy. Và vì Cloud PBX “nằm trên đám mây” nên bạn không cần phải lo lắng về thời gian ngừng hoạt động hoặc sửa chữa phần cứng/thiết bị. Tất cả những điều này đang được nhà cung cấp dịch vụ của bạn đảm nhiệm.
Nhược điểm của tổng đài đám mây
- Chất lượng cuộc gọi – Đây là một trong những nhược điểm dễ thấy của hệ thống Cloud PBX. Vì nó được lưu trữ qua Internet và nó chỉ dựa vào kết nối Internet mạnh. Nếu doanh nghiệp của bạn có kết nối Internet thực sự chậm, có khả năng các cuộc gọi sẽ đột ngột bị ngắt hoặc có các cuộc trò chuyện có chất lượng thấp.
- Bảo mật – Nó có thể kém an toàn hơn bạn nghĩ. Mặc dù các nhà cung cấp PBX ảo cung cấp mã hóa cho tất cả các cuộc gọi của bạn nhưng mức độ bảo mật có thể bị giảm đi. Liên quan đến vấn đề này, bất kỳ ai tìm kiếm loại hình truyền thông hợp nhất này phải hết sức cẩn thận về các biện pháp bảo mật mà nhà cung cấp dịch vụ áp dụng.
Bằng cách phân tích cẩn thận, bạn có thể chắc chắn rằng những lợi thế mà bạn có thể nhận được từ hệ thống Cloud PBX vượt trội hơn nhiều so với những lợi thế của nó. Để tiếp tục mang lại cho bạn những lợi ích khi có được hệ thống liên lạc này trong doanh nghiệp của mình, dưới đây là các tính năng mà bạn có thể trải nghiệm với Cloud PBX.
Tính năng tổng đài đám mây
Chắc chắn, hệ thống Cloud PBX có rất nhiều tính năng mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi. Trong số đó có những điều sau đây:
- Thu âm cuộc gọi - Tính năng này rất quan trọng trong việc giám sát mọi cuộc gọi diễn ra trong và ngoài doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp cho bạn công cụ cần thiết để thông báo cho nhân viên của bạn về hiệu suất cần cải thiện hơn nữa của họ. Điều đó có nghĩa là các cuộc gọi giám sát được thực hiện để đảm bảo chất lượng.
- Người phục vụ ảo (IVR) – Trả lời tự động hoặc Ghi âm giọng nói tương tác (IVR) cho phép khách hàng hoặc người gọi của bạn chọn điểm đến ưa thích của họ chỉ bằng cách dựa trên các tùy chọn mà họ sẽ nghe thấy qua bản ghi âm giọng nói. Một cách rất thông minh để tham dự cuộc gọi mà không cần sự can thiệp của con người. Điều này cũng mang lại cho bạn một khoản tiết kiệm lớn vì bạn không cần thuê người chỉ trả lời các cuộc gọi đến.
- Nhóm gọi – Tính năng này rất quan trọng nếu bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi đến nào. Nhóm cuộc gọi cho phép nhiều điện thoại đổ chuông cùng lúc nếu có cuộc gọi đến. Điều này mang lại cho bạn sự đảm bảo rằng bất kỳ ai trong bộ phận của bạn đều có thể trả lời cuộc gọi nhanh nhất có thể và giải quyết mối quan ngại của người gọi.
- Phiên âm thư thoại – Tính năng này là PHẢI nếu bạn là loại người hay di chuyển. Phiên âm thư thoại cho phép bạn đọc bất kỳ thư thoại nào trong hộp thư đến của mình. Nghĩa là, chúng được phiên âm ở định dạng word để bạn có thể xem ngay cả khi bạn đang ở giữa một hội nghị, cuộc họp.
- Báo cáo và phân tích – Hoạt động cuộc gọi nội bộ và bên ngoài của bạn cần được cải thiện khả năng ra quyết định. Công cụ không thể thiếu này cung cấp một phần thông tin sâu sắc để cải thiện hiệu suất của nhân viên, các chiến dịch bán hàng cũng như quản lý trải nghiệm khách hàng của bạn
- Giao diện người dùng trực tuyến – Bạn có xu hướng nghe thấy thuật ngữ này “Giao diện người dùng” và bạn đang tự hỏi nó nghĩa là gì. Chà, đó là nơi thực hiện tất cả các cấu hình và cài đặt. Mặc dù điều này nghe có vẻ phức tạp đối với bạn, nhưng vấn đề là Cloud PBX giúp bạn và nhân viên của bạn dễ dàng sử dụng nó như thể bạn đang làm những việc bình thường mà không gặp bất kỳ sự phức tạp nào.
- Hàng đợi cuộc gọi – Điều này rất đơn giản để hiểu. Cloud PBX có thể xếp các cuộc gọi đến từ khách hàng vào hàng đợi để nhân viên hoặc đại lý của bạn có thể tham gia các cuộc gọi đó một cách dễ dàng và theo cách rất có tổ chức.
- Giám sát cuộc gọi trực tiếp – Trực tiếp Dịch vụ Giám sát cuộc gọi là một công cụ có giá trị để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình đào tạo và tuân thủ trực tuyến. Nó cũng rất hiệu quả trong việc tham gia các cuộc gọi và chuyển tiếp tin nhắn cho đồng nghiệp khi họ đang nói chuyện điện thoại. Và với tư cách là ông chủ doanh nghiệp của mình, bạn phải theo dõi chất lượng cuộc gọi thoại của mình và có khả năng nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Gọi thì thầm – Call Whisper là một khái niệm đơn giản cung cấp cho nhân viên hoặc nhân viên trung tâm cuộc gọi một bản ghi âm giọng nói hoặc dưới dạng tin nhắn giúp anh ta biết được chiến dịch quảng cáo nào mà khách hàng tiềm năng đang phản hồi.
- Gọi xà lan – Điều này có thể gây ngạc nhiên cho bạn nếu bạn là người dùng bình thường của hệ thống điện thoại PBX truyền thống. Chặn cuộc gọi cho phép bạn nghe các cuộc gọi trực tiếp giữa nhân viên hoặc đại lý và khách hàng. Còn được gọi là “giám sát cuộc gọi im lặng”, nó cho phép bạn tham gia cuộc gọi để nói chuyện với đại lý hoặc nhân viên của bạn và với chính khách hàng. Đây là một công cụ rất hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề với một khách hàng đang giận dữ.
- Phân phối cuộc gọi tự động – Phân phối cuộc gọi tự động cho phép bạn phân phối hiệu quả các cuộc gọi đến cho nhân viên của mình với các kỹ năng cụ thể cần thiết. Và vì nó phân phối các cuộc gọi đến đến các cá nhân cụ thể trong tổ chức của bạn nên bạn đủ tự tin rằng mối quan ngại hoặc vấn đề của họ sẽ được giải quyết kịp thời và đúng cách.
Từ cuối cùng
Khi công nghệ của chúng ta phát triển, sự xuất hiện của các hệ thống liên lạc tiên tiến luôn theo kịp tốc độ giải quyết nhu cầu về dịch vụ điện thoại hiệu quả và an toàn. Với Cloud PBX, các tính năng giá trị gia tăng được đề cập chắc chắn sẽ đưa doanh nghiệp của bạn tiến lên và vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.
Bây giờ bạn đã hiểu đầy đủ về hệ thống điện thoại Cloud PBX là gì, đã đến lúc cân nhắc việc nâng cấp hoạt động kinh doanh của bạn. Như đã nói, Cloud PBX sẽ cho phép bạn tự do xây dựng sự hiện diện trong nước và quốc tế, cũng như trả lời các cuộc gọi đến kịp thời. Bằng cách này, về mặt tâm lý, bạn đang xây dựng niềm tin với khách hàng, biết rằng họ có thể tin cậy vào bạn và các thắc mắc của họ sẽ được giải đáp ngay lập tức.
Telnum chắc chắn có thể giúp bạn đánh giá nhu cầu viễn thông của doanh nghiệp bạn. Với kiến thức và chuyên môn sâu rộng của Telnum về hệ thống điện thoại, bạn có thể yên tâm về một hệ thống liên lạc hiệu quả, phù hợp với khả năng của công ty bạn.
Nếu bạn vẫn còn bối rối về dịch vụ viễn thông mà doanh nghiệp của mình nên có, đừng ngần ngại gọi cho chúng tôi và chúng tôi sẽ rất sẵn lòng hỗ trợ bạn thiết lập dịch vụ liên lạc phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn!
