Các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào điện thoại như một phương tiện liên lạc. Trước đây, việc thiết lập một hệ thống liên lạc là một thách thức lớn vì nó quá tốn kém. Bạn phải mua bàn ghế văn phòng cũng như các thiết bị cần thiết cho đường dây điện thoại của mình.
Khi công nghệ truyền thông tiếp tục phát triển, nó đã góp phần thay đổi đáng kể trong thế giới truyền thông. Ngày nay, đặc biệt là Internet đã giành được quyền kiểm soát trong việc liên lạc, có rất nhiều lựa chọn mà bạn có thể lựa chọn cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình. Và một trong những công cụ quan trọng đó là PBX ảo.
Tổng đài ảo là gì?
Điều này nghe có vẻ phức tạp đối với bạn, nhưng sự thật là, Virtual PBX rất đơn giản để hiểu nhưng vẫn hữu ích cho nhu cầu liên lạc của bạn. MỘT tổng đài ảo là một Sở giao dịch chi nhánh tư nhân (PBX) được cung cấp bởi dịch vụ “lưu trữ”. Điều đó có nghĩa là nhà cung cấp bên ngoài “lưu trữ” hoặc cung cấp các dịch vụ cho hệ thống PBX của bạn để giúp mạng liên lạc của bạn có thể hoạt động được.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về Tổng đài ảo là gì, trước tiên bạn nên biết ý nghĩa của tổng đài. PBX là viết tắt của Private Virtual Exchange, có nghĩa là mạng điện thoại riêng đang được sử dụng trong một tổ chức. Điều này sau đó cho phép bạn tự do giao tiếp với các cá nhân trong hoặc ngoài công ty bằng nhiều kênh khác nhau như VoIP được gọi là PBX tại chỗ. Điều này có nghĩa là một phần cứng nằm trong tòa nhà của công ty.
Định nghĩa tổng đài ảo khác với PBX tại chỗ. Mặc dù cả hai Tính năng tổng đài và các dịch vụ giống nhau, quá trình cài đặt khác nhau. Tổng đài ảo không yêu cầu cài đặt bất kỳ hệ thống phần cứng nào trong văn phòng của bạn vì nó nằm trên đám mây. Điều đó có nghĩa là nhà cung cấp tổng đài ảo của bạn là người chịu trách nhiệm bảo trì công nghệ bên ngoài cơ sở. Mặt khác, PBX tại chỗ yêu cầu phải cài đặt phần cứng đặc biệt trong văn phòng của bạn.
Bạn vẫn còn bối rối về tổng đài có nghĩa là gì? Nếu bạn vẫn còn bị choáng ngợp bởi định nghĩa về PBX, tại chỗ hoặc ảo, hãy coi bài viết này là Tổng đài dành cho người giả và nó sẽ giúp bạn bắt đầu. Bây giờ chúng ta hãy tiếp tục với hệ thống tổng đài hoạt động như thế nào
Nhân tiện, bạn có nghe ai đó hỏi HPBX là gì? Hoặc Tổng đài IP là gì? Chà, đừng nhầm lẫn vì tất cả các thuật ngữ này đều nói về cùng một điều. HPBX là viết tắt của Trao đổi chi nhánh tư nhân được lưu trữ, trong khi IP PBX là Trao đổi chi nhánh riêng giao thức Internet. Cả hai và PBX ảo đều hỗ trợ VoIP (Giao thức thoại qua Internet.
Và trong trường hợp bạn quên mất VoIP là gì thì đây là lời nhắc nhở thân thiện:
VoIP (Giao thức thoại qua Internet) là một hệ thống cung cấp cho người dùng quyền tự do thực hiện cuộc gọi bằng dữ liệu Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Bạn phải nắm rõ những điều này để không bị choáng ngợp bởi các thuật ngữ kỹ thuật
Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?
Hiểu biết PBX hoạt động như thế nào không nên làm bạn bối rối như vậy. Hệ thống PBX sử dụng công nghệ viễn thông mới nhất bằng cách chuyển đổi các cuộc gọi điện thoại thành dữ liệu, tương tự với các dữ liệu khác như email. Từ đó, nó được gửi qua Internet hoặc tới các mạng cục bộ khác.
Để làm cho nó chính xác hơn về PBX hoạt động như thế nào, đây là một quy trình đơn giản để làm cho nó dễ hiểu hơn. Nó bắt đầu bằng một số điện thoại ảo.
Sự khác biệt giữa Số ảo và Tổng đài ảo là gì?
Sẽ chính xác hơn nếu trước tiên chúng ta xem xét các chi tiết quan trọng về một PBX ảo. Hệ thống điện thoại phức tạp này bao gồm các dịch vụ ảo khác nhau như IVR, chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại và những thứ tương tự. Và một trong những dịch vụ này là số ảo. MỘT số điện thoại ảo sử dụng khả năng của một PBX ảo để giúp người dùng trong một mã vùng cụ thể có thể thực hiện cuộc gọi đến người dùng khác như thể đó chỉ là một cuộc gọi nội hạt.
Khi nói điều này, điều đó chỉ có nghĩa là khi ai đó cư trú trong khu vực được chỉ định một số ảo cụ thể cố gắng liên lạc với bạn bằng cách quay số số điện thoại ảo đó, cuộc gọi sẽ chỉ được đăng ký như thể đó chỉ là cuộc gọi nội hạt. Trường hợp chủ sở hữu của số đó ở cách xa địa điểm hoặc khu vực của người gọi hàng dặm.
Điều này được thực hiện nhờ một PBX ảo vì nó sử dụng dữ liệu Internet, không giống như các đường dây điện thoại truyền thống sử dụng Mạng Điện thoại Chuyển mạch Công cộng (PSTN) kiểu cũ.
Tổng đài ảo có tốt hơn hệ thống điện thoại PBX hoặc PSTN truyền thống không?
Như đã đề cập ở trên, hệ thống điện thoại PSTN (Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) là phương thức công nghệ truyền thông truyền thống. Mặc dù nó vẫn đang được sử dụng ở hầu hết các công ty nhưng chi phí thiết lập cơ sở hạ tầng và thiết bị khá tốn kém. Mặt khác, việc thiết lập phần cứng và thiết bị tốn kém này đã được loại bỏ bằng cách chuyển sang tổng đài ảo. Có nhiều lý do quan trọng khiến tổng đài ảo tốt hơn nhiều so với hệ thống điện thoại truyền thống như PSTN và cần lưu ý một số lý do sau:
- Giao tiếp qua PBX ảo làm giảm đáng kể tỷ lệ cuộc gọi điện thoại và so với các cuộc gọi điện thoại cố định, nó rẻ hơn rất nhiều. Tổng đài ảo cho phép bạn tự do thực hiện cuộc gọi thông qua kết nối Internet, do đó, đây là lựa chọn rẻ hơn so với các dịch vụ điện thoại truyền thống khi bạn thực hiện các cuộc gọi đường dài và quốc tế.
- Không cần chi phí thiết lập, phí hàng tháng cũng như thiết bị đắt tiền phải cung cấp trước khi bạn có thể sử dụng đầy đủ dịch vụ, tổng đài ảo chắc chắn sẽ khiến hóa đơn điện thoại hàng tháng của bạn thấp hơn rất nhiều so với các đường dây điện thoại truyền thống.
- Một lý do quan trọng khác là hệ thống tổng đài ảo sẽ cho phép bạn tích hợp điện thoại di động và đường dây điện thoại truyền thống. Điều đó chỉ có nghĩa là tất cả các cuộc gọi đến đường dây điện thoại đều có thể được chuyển hướng đến bạn và nhân viên của bạn bất kể vị trí của bạn. Nó tăng cường đáng kể sự hiện diện kinh doanh của bạn vì bạn có thể trả lời cuộc gọi ngay cả khi bạn không ở văn phòng.
Ưu điểm của tổng đài ảo là gì?
Mặc dù một số ưu điểm đã được đề cập ở trên, nhưng tốt nhất bạn nên tóm tắt những lợi ích quan trọng khác của PBX ảo đối với doanh nghiệp của mình.
- Tiết kiệm chi phí – Đây là lý do số một khiến nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ hệ thống đường dây điện thoại truyền thống sang tổng đài ảo. Vì PBX ảo được lưu trữ trên đám mây và được nhà cung cấp dịch vụ của bạn chăm sóc nên không có chi phí nhất định nào liên quan đến cài đặt, phần cứng và bảo trì. Ngoài ra, bạn có thể cắt giảm chi phí thuê thêm nhân viên để trả lời các cuộc gọi điện thoại, thuê nhân viên CNTT để duy trì hoạt động trơn tru của hệ thống liên lạc của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ của bạn thực hiện tất cả những điều này cho bạn.
- Không gian làm việc không giới hạn – Vì PBX ảo sử dụng dữ liệu Internet nên bạn có thể kết nối với các liên hệ của mình cho dù bạn đang ở văn phòng hay ở nhà và nơi làm việc, hay bạn chỉ đang thư giãn bên ngoài. Nếu bạn là kiểu người thường xuyên di chuyển thì điều này phù hợp với công việc kinh doanh của bạn.
- Mở rộng quy mô – Điều này chính xác có ý nghĩa gì với doanh nghiệp của bạn? Điều đó có nghĩa là hệ thống PBX ảo hoặc được lưu trữ có thể thích ứng một cách có hệ thống với sự phát triển kinh doanh của bạn. Cho dù số lượng nhân viên của bạn giảm hay tăng, bạn cũng có thể xóa hoặc thêm các đường dây điện thoại và máy nhánh.
Công cụ và tính năng tự động hóa
Một trong những ưu điểm đáng kể của tổng đài ảo là các công cụ và tính năng tự động hóa mà bạn không thể thấy ở đường dây điện thoại truyền thống. Dưới đây là danh sách các tính năng tuyệt vời mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng với PBX được lưu trữ.
Tính năng thư thoại đến email
Nếu bạn là kiểu doanh nhân thường xuyên di chuyển thì việc bật tính năng này chắc chắn sẽ có lợi cho bạn. Tính năng thư thoại tới email cho phép bạn nhận thư thoại ngay lập tức tới thiết bị di động ưa thích của mình. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong trường hợp bạn đang tham gia một cuộc họp quan trọng và đồng thời đang chờ đợi một cuộc gọi quan trọng. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra điện thoại của mình để xác minh người gửi.
Menu điện thoại
Đây là một trong những tính năng tuyệt vời của việc có một tổng đài ảo. Bạn có thể tùy chỉnh menu điện thoại theo sở thích của mình. Nhiều tùy chọn có thể được cung cấp cho người gọi của bạn như nói chuyện với đại lý, để lại thư thoại, nhận thông tin và thậm chí chuyển sang menu phụ.
Tiếp viên tự động
Hãy tưởng tượng ai đó trả lời điện thoại cho bạn vào lúc nửa đêm, hoặc giả sử, khi bạn ra ngoài và gắn kết với gia đình vào một ngày cuối tuần vui vẻ. Thật tuyệt vời khi biết phải không? Và điều tuyệt vời hơn là với PBX được lưu trữ trên máy chủ, khách hàng của bạn không cần phải đợi ai đó trả lời cuộc gọi của họ vì một người phục vụ tự động sẽ trả lời kịp thời các câu hỏi của họ.
Xếp hàng cuộc gọi, chuyển tiếp, ghi âm
- Hàng đợi cuộc gọi sẽ xếp các cuộc gọi đến vào một hàng trong khi người nhận đang bận tham gia các cuộc gọi khác. Vì các cuộc gọi được sắp xếp theo thứ tự nhận được nên nó cho phép bạn phục vụ khách hàng của mình một cách hiệu quả.
- Chuyển tiếp cuộc gọi khi được kích hoạt sẽ chỉ cho phép bạn chuyển hướng các cuộc gọi đến đến một số điện thoại khác mà bạn ưa thích. Điều này rất hữu ích trong trường hợp bạn không ở văn phòng nhưng vẫn muốn liên lạc với khách hàng của mình.
- Ghi âm cuộc gọi đơn giản có nghĩa là ghi lại các cuộc hội thoại mà cuối cùng bạn có thể lưu trữ dưới dạng tệp kỹ thuật số để tham khảo trong tương lai.
Cầu nối hội nghị
Cuộc gọi cầu hội nghị cho phép nhiều người tham gia vào phòng ảo bằng cách quay số, sau đó liên lạc từ xa với những người còn lại trong nhóm. Đây là một tính năng rất hiệu quả của tổng đài ảo, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Làm cách nào để chọn nhà cung cấp tổng đài ảo?
Có rất nhiều nhà cung cấp cung cấp dịch vụ PBX ảo. Tuy nhiên, việc chọn đúng chỉ phụ thuộc vào bạn và nhu cầu kinh doanh của bạn. Dưới đây là một số lời khuyên có thể giúp bạn chọn đúng.
Chi phí liên quan
Về chi phí, hệ thống tổng đài ảo cực kỳ thấp so với hệ thống đường dây điện thoại truyền thống. Các tiện ích bổ sung chắc chắn sẽ khiến giá tăng lên. Tuy nhiên, việc thuê một đội ngũ CNTT vẫn không thể so sánh được. Hãy thử đánh giá chi phí thuê chuyên gia CNTT nội bộ so với các tiện ích bổ sung sẽ nâng cấp đáng kể hệ thống liên lạc của bạn.
Chất lượng và độ tin cậy của mạng
Như chúng ta đã biết, độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn là yếu tố rất quan trọng và cốt yếu để trải nghiệm tối đa các dịch vụ PBX ảo. Liên quan đến vấn đề này, bạn sẽ có thể đảm bảo độ tin cậy của mạng.
Các tính năng đi kèm
Bây giờ bạn đã biết rằng hệ thống PBX ảo có rất nhiều tính năng hữu ích, đã đến lúc bạn đánh giá hoạt động kinh doanh của mình. Trước khi mua dịch vụ PBX, hãy xem xét nhu cầu doanh nghiệp của bạn vào lúc này. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí bằng cách chỉ nhận được các tính năng phù hợp dành riêng cho yêu cầu kinh doanh của bạn.
Nếu bạn đã tin chắc rằng PBX ảo là thứ bạn cần thì đã đến lúc bạn đưa ra quyết định. Chỉ cần đừng quên xem xét những điều được thảo luận trong bài viết này để nó có thể đóng vai trò là hướng dẫn hữu ích cho việc ra quyết định của bạn.
