Sistem telekomunikasi memiliki berbagai istilah teknis yang bagi kebanyakan orang mungkin tampak membingungkan. Namun menyadari berbagai layanan yang mereka tawarkan sangat penting jika Anda ingin meningkatkan sistem komunikasi bisnis Anda.
Pada artikel kali ini kita akan membahas berbagai istilah seperti Cloud PBX, Definisi PBX yang dihosting, Definisi PBX virtual antara lain. Tapi fokus kami adalah pada Fitur Cloud PBX dan bagaimana bisnis Anda akan memperoleh manfaat dari layanan semacam ini.
Apa itu Cloud PBX?
Jadi apa itu Cloud PBX? Ada definisi yang sangat rinci tentang hal itu sehingga orang kebanyakan mungkin dapat memahaminya. Dalam istilah awam yang sederhana, Cloud PBX adalah sistem komunikasi virtual yang memberikan sistem telepon yang aman dan dapat diandalkan untuk bisnis Anda melalui Internet.
Bagaimana cara kerjanya?
Cloud PBX bekerja secara efektif dengan menghubungkan semua perangkat komunikasi Anda ke sistem telepon Anda melalui koneksi Internet. Karena Cloud PBX adalah bagian dari Virtual PBX yang lebih luas, servernya didistribusikan secara global. Ini hanya berarti Cloud PBX cukup andal karena meskipun satu lokasi server tidak berfungsi secara tidak sengaja, masih ada lokasi server lain yang mendukung.
Anda harus menyadari fakta bahwa semua teknologi cloud bergantung sepenuhnya pada koneksi Internet. Oleh karena itu, Cloud PBX secara khusus memanfaatkan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk panggilan masuk dan keluar. Teknologi VoIP kemudian menggunakan Internet untuk merutekan panggilan telepon menggunakan Session Initiation Protocol (SIP) untuk mengatur panggilan antar perangkat komunikasi.
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Apa itu VoIP berbasis Cloud?” Untuk memperjelas istilah ini, sarana VoIP berbasis Cloud adalah layanan yang dihosting yang menampung semua sistem perangkat keras telepon di luar lokasi. Itu juga menyimpan catatan data Anda dan menyimpan atau mentransfernya melalui Internet, bukan melalui pengaturan komputer atau perangkat keras. Itu adalah definisi paling sederhana untuk menghindari kebingungan di pihak Anda.
Cloud PBX versus PBX yang Dihosting
Cloud PBX dan Hosted PBX adalah istilah yang digunakan secara bergantian. Meskipun keduanya memiliki kesamaan yang hampir sama seperti kedua perangkat lunak PBX di-host di luar lokasi oleh penyedia layanan, dan keduanya menyebarkan layanan mereka melalui Internet, namun ada beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan.
Jadi apa itu PBX yang Dihosting? Sederhananya, PBX yang Dihosting mengacu pada layanan yang ditawarkan kepada pengguna oleh penyedia yang menampung semua peralatan atau perangkat keras dari lokasi terpisah. Artinya layanan disampaikan melalui Internet.
Cloud PBX, di sisi lain, mengacu pada layanan host yang juga dikirimkan melalui Internet. Kedengarannya hampir sama, bukan? Namun Anda tidak perlu bingung.
Secara umum, layanan cloud dibangun untuk meningkatkan interkoneksi dan memperluas jangkauan kolaborasi pengguna. Dengan PBX yang Dihosting, layanan dipangkas atau disesuaikan dengan ukuran tertentu. Ini hanya berarti semua fitur identik dan seragam. Sedangkan dengan Cloud PBX, lebih terukur sehingga menghasilkan lebih banyak fitur yang lebih dapat disesuaikan secara lebih pribadi.
Anda perlu mengetahui sistemnya sebelum mengadopsinya sebagai sistem komunikasi pilihan Anda. Sebagai contoh, layanan Cloud PBX lebih disukai untuk bisnis skala kecil atau penggunaan perumahan, karena memungkinkan pertumbuhan dan penyesuaian yang lebih baik. Dengan Hosted PBX, bisnis skala besar dapat berjalan dengan baik dengan menciptakan layanan yang seragam antar karyawan.
Kelebihan dan Kekurangan Cloud PBX
Sistem Cloud PBX merupakan inovasi terbaru dalam teknologi PBX. Namun sama seperti sistem telekomunikasi lainnya, Cloud PBX memiliki kelebihan dan kekurangan. Merupakan hal yang baik untuk mengenal mereka sehingga Anda dapat mengambil keputusan dengan bijak.
Keunggulan Cloud PBX
- Biaya rendah - Keuntungan terbesar memiliki sistem telekomunikasi semacam ini adalah fiturnya yang berbiaya rendah. Jika Anda mencoba membandingkan Cloud PBX dengan sistem PBX lain seperti sistem tradisional, Anda akan melihat bahwa Cloud PBX sangat hemat biaya mengingat fitur-fitur canggihnya yang tidak ditawarkan oleh PBX tradisional.
- Skalabilitas – Ketika kita berbicara tentang skalabilitas, Cloud PBX tentu dapat ditingkatkan atau diturunkan skalanya sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan bisnis Anda. Jika permintaan bisnis Anda meningkat atau menurun, Cloud PBX dapat memenuhi kapasitas penggunaan Anda dengan mudah.
- Fleksibilitas – Cloud PBX dirancang secara strategis untuk memberdayakan Anda agar memiliki koneksi ke seluruh dunia menggunakan perangkat telekomunikasi pilihan Anda seperti ponsel cerdas, atau bahkan komputer pribadi. Anda dapat dengan mudah menugaskan pekerjaan jarak jauh untuk karyawan Anda jika diperlukan. Jadi manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya untuk meningkatkan kehadiran lokal dan internasional Anda bagi klien dan calon pelanggan Anda.
- Keandalan – Menjalankan usaha dengan memiliki cadangan sistem telekomunikasi yang andal. Dan karena Cloud PBX “hidup di cloud”, Anda tidak perlu khawatir tentang waktu henti atau perbaikan perangkat keras/peralatan. Semua hal ini ditangani oleh penyedia layanan Anda.
Kekurangan Cloud PBX
- Kualitas Panggilan – Ini adalah salah satu kelemahan yang jelas dari sistem Cloud PBX. Karena dihosting melalui Internet dan hanya mengandalkan koneksi Internet yang kuat. Jika koneksi Internet Anda sangat lambat di bisnis Anda, ada kemungkinan panggilan tiba-tiba terputus atau percakapan berkualitas rendah.
- Keamanan – Itu bisa jadi kurang aman dari yang Anda kira. Meskipun penyedia PBX virtual menyediakan enkripsi untuk semua panggilan Anda, tingkat keamanan yang lebih rendah mungkin saja terjadi. Mengenai hal ini, siapa pun yang mencari komunikasi terpadu jenis ini harus sangat berhati-hati dengan praktik keamanan yang dimiliki penyedia layanan.
Dengan analisa yang cermat, Anda bisa yakin bahwa kelebihan yang bisa Anda peroleh dari sistem Cloud PBX jauh lebih unggul dibandingkan kelebihannya. Untuk lebih memberi Anda manfaat memperoleh sistem komunikasi ini dalam bisnis Anda, berikut adalah fitur-fitur yang dapat Anda nikmati dengan Cloud PBX.
Fitur Cloud PBX
Yang pasti, sistem Cloud PBX memiliki banyak fitur yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis Anda. Diantaranya adalah sebagai berikut:
- Rekaman Panggilan – Fitur ini sangat penting dalam memantau setiap panggilan yang terjadi di dalam dan luar bisnis Anda. Ini memberi Anda alat yang diperlukan untuk memberi tahu karyawan Anda tentang kinerja mereka yang memerlukan peningkatan lebih lanjut. Artinya, panggilan pemantauan dilakukan untuk jaminan kualitas.
- Petugas Virtual (IVR) – Penjawab otomatis atau Rekaman Suara Interaktif (IVR) memungkinkan pelanggan atau penelepon Anda memilih tujuan pilihan mereka hanya dengan mendasarkan pada pilihan yang akan mereka dengar melalui rekaman suara. Cara yang sangat cerdas untuk menjawab panggilan tanpa campur tangan manusia. Ini juga memberi Anda penghematan besar karena Anda tidak perlu mempekerjakan seseorang hanya untuk menjawab panggilan masuk.
- Grup Panggilan – Fitur ini sangat penting jika Anda tidak ingin melewatkan satu pun panggilan masuk. Grup Panggilan memungkinkan beberapa telepon berdering secara bersamaan jika ada panggilan masuk. Hal ini memberi Anda jaminan bahwa siapa pun di departemen Anda dapat menjawab panggilan tersebut secepat mungkin dan mengatasi kekhawatiran penelepon.
- Transkripsi Pesan Suara – Fitur ini adalah suatu KEHARUSAN jika Anda adalah tipe orang yang sering bepergian. Transkripsi Pesan Suara memungkinkan Anda membaca pesan suara apa pun di kotak masuk Anda. Artinya, mereka ditranskripsikan dalam format kata sehingga Anda dapat melihatnya meskipun Anda sedang berada di tengah konferensi atau rapat.
- Pelaporan dan Analisis – Aktivitas panggilan internal dan eksternal Anda memerlukan pengambilan keputusan yang lebih baik. Alat yang sangat diperlukan ini memberikan informasi mendalam untuk meningkatkan kinerja karyawan Anda, kampanye penjualan, serta mengelola pengalaman pelanggan Anda
- Antarmuka Pengguna Online – Anda cenderung mendengar istilah "Antarmuka Pengguna" ini, dan Anda bertanya-tanya apa maksudnya. Nah, di situlah semua konfigurasi dan pengaturan dibuat. Meskipun ini mungkin terdengar rumit bagi Anda, intinya Cloud PBX memudahkan Anda dan karyawan Anda untuk menggunakannya seolah-olah Anda sedang melakukan hal normal tanpa komplikasi apa pun.
- Antrian Panggilan – Ini sangat sederhana untuk dipahami. Cloud PBX dapat menempatkan panggilan masuk Anda dari pelanggan dalam antrian sehingga karyawan atau agen Anda dapat menangani panggilan tersebut dengan mudah dan terorganisir.
- Pemantauan Panggilan Langsung – Langsung Layanan Pemantauan Panggilan adalah alat yang berharga untuk memastikan kualitas dan efektivitas selama pelatihan dan kepatuhan online. Ini juga sangat efektif untuk ikut serta dalam panggilan dan menyampaikan pesan kepada rekan kerja saat mereka sedang bertelepon. Dan sebagai bos bisnis Anda, Anda harus mengawasi kualitas panggilan suara Anda dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.
- Panggilan Bisikan – Call Whisper adalah konsep langsung yang memberikan rekaman suara atau pesan kepada karyawan atau agen pusat panggilan yang akan memberinya gambaran tentang kampanye iklan mana yang ditanggapi calon pelanggan.
- Hubungi Tongkang – Ini mungkin mengejutkan Anda jika Anda adalah pengguna rata-rata sistem telepon PBX tradisional. Tongkang panggilan memungkinkan Anda mendengarkan panggilan langsung antara karyawan atau agen dan pelanggan. Juga dikenal sebagai “pemantauan panggilan senyap”, ini memungkinkan Anda menerobos panggilan untuk berbicara dengan agen atau karyawan Anda, dan dengan klien itu sendiri. Ini adalah alat yang sangat efektif untuk meredakan masalah pelanggan yang sedang marah.
- Distribusi Panggilan Otomatis – Distribusi Panggilan Otomatis memungkinkan Anda mendistribusikan panggilan masuk secara efektif dan efisien kepada karyawan Anda dengan keterampilan khusus yang diperlukan. Dan karena ini mendistribusikan panggilan masuk ke individu tertentu di organisasi Anda, Anda cukup yakin bahwa kekhawatiran atau permasalahan mereka akan ditangani dengan cepat dan benar.
Kata-kata Terakhir
Seiring dengan berkembangnya teknologi, kemunculan sistem komunikasi canggih terus mengimbangi kebutuhan akan layanan telepon yang efektif dan aman. Dengan Cloud PBX, fitur-fitur bernilai tambah yang disebutkan di atas pasti akan membawa bisnis Anda maju dan mengungguli pesaing Anda.
Sekarang setelah Anda sepenuhnya menyadari apa itu sistem telepon Cloud PBX, sekarang saatnya mempertimbangkan bisnis Anda untuk naik level. Seperti disebutkan, Cloud PBX akan memberi Anda kebebasan untuk membangun kehadiran lokal dan internasional, serta menjawab panggilan masuk dengan cepat. Dengan melakukan ini, Anda secara psikologis membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda, mengetahui bahwa mereka dapat bergantung pada Anda dan pertanyaan mereka akan dijawab secara instan.
Telnum pasti dapat membantu Anda dalam menilai kebutuhan telekomunikasi bisnis Anda. Dengan pengetahuan dan keahlian Telnum yang luas dalam hal sistem telepon, Anda dapat yakin akan sistem komunikasi efektif yang sesuai dengan kemampuan perusahaan Anda.
Jika Anda masih bingung layanan telekomunikasi apa yang sebaiknya dimiliki oleh bisnis Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami dan kami akan dengan senang hati membantu Anda dalam menyiapkan layanan komunikasi yang paling sesuai dengan bisnis Anda!
