Les entreprises dépendent fortement du téléphone comme moyen de communication. Auparavant, la mise en place d'un système de communication représentait un véritable défi, car cela s'avérait extrêmement coûteux. Il fallait acheter des tables et des chaises de bureau, ainsi que l'équipement nécessaire pour les lignes téléphoniques.
L'évolution constante des technologies de communication a profondément transformé le monde des communications. Aujourd'hui, Internet, en particulier, occupe une place prépondérante dans ce domaine, et de nombreuses options s'offrent à vous pour votre système téléphonique d'entreprise. Parmi les outils les plus importants, on trouve le PBX virtuel.
Qu'est-ce qu'un PBX virtuel ?
Cela peut vous paraître compliqué, mais en réalité, un PBX virtuel est simple à comprendre et pourtant très utile pour vos besoins de communication. PBX virtuel Un autocommutateur privé (PBX) fourni par un service hébergé signifie qu'un prestataire externe héberge et fournit les services nécessaires au fonctionnement de votre réseau de communication.
Pour mieux comprendre ce qu'est un PBX virtuel, il est bon de savoir d'abord… Signification de PBX. PBX signifie « Private Virtual Exchange », ce qui signifie qu'un réseau téléphonique privé est utilisé au sein d'une organisation. Cela vous permet de communiquer librement avec des personnes internes ou externes à l'entreprise via différents canaux. VoIP Il s'agit d'un PABX sur site. Cela signifie qu'un équipement matériel est installé dans les locaux de l'entreprise.
Définition de PBX virtuel est différent d'un PBX sur site. Bien que les deux fonctionnalités PBX Les services étant identiques, le processus d'installation diffère. Un PABX virtuel ne nécessite aucune installation matérielle dans vos locaux, puisqu'il est hébergé dans le cloud. Votre fournisseur de PABX virtuel est donc responsable de la maintenance de cette infrastructure distante. En revanche, un PABX sur site requiert l'installation de matériel spécifique dans vos locaux.
Êtes-vous toujours confus à propos de Que signifie PBX ?Si la définition de PBX, sur site ou virtuel vous paraît encore obscure, considérez simplement cet article comme… PBX pour les nuls et cela vous aidera à démarrer. Passons maintenant à la suite. Comment fonctionne un système PBX ?.
Au fait, avez-vous entendu quelqu'un demander Qu'est-ce que HPBX ?? Ou Qu'est-ce qu'un IP PBX ?Ne vous y trompez pas : tous ces termes désignent la même chose. HPBX signifie Hosted Private Branch Exchange (autocommutateur privé hébergé), tandis qu'IP PBX signifie Internet Protocol Private Branch Exchange (autocommutateur privé sur protocole Internet). Ces deux systèmes, ainsi que le PBX virtuel, prennent en charge la VoIP (voix sur IP).
Et au cas où vous auriez oublié ce qu'est la VoIP, voici un petit rappel :
La VoIP (Voix sur IP) est un système qui permet à ses utilisateurs de passer des appels via Internet plutôt que par une ligne téléphonique traditionnelle. Il est important de comprendre son fonctionnement pour ne pas être submergé par les termes techniques.
Comment fonctionne un PBX virtuel ?
Compréhension Comment fonctionne un PBX ? Cela ne devrait pas être trop compliqué pour vous. Un système PBX utilise les technologies de télécommunication les plus récentes en convertissant les appels téléphoniques en données, tout comme les courriels. Ces données sont ensuite transmises via Internet ou vers d'autres réseaux locaux.
Pour être plus précis sur Comment fonctionne un PBX ?, Voici une procédure simple pour la rendre plus compréhensible. Elle commence par un numéro de téléphone virtuel.
Quelle est la différence entre un numéro virtuel et un PBX virtuel ?
Il serait plus précis d'examiner d'abord les détails importants concernant un PBX virtuel. Ce système téléphonique complexe se compose de différents services virtuels tels que le SVI, le renvoi d'appel, la messagerie vocale, etc. L'un de ces services est un numéro virtuel. numéro de téléphone virtuel utilise les capacités d'un PBX virtuel pour permettre à un utilisateur situé dans une zone géographique spécifique de passer un appel à un autre utilisateur comme s'il s'agissait d'un appel local.
En d'autres termes, lorsqu'une personne résidant dans la zone où est attribué un numéro virtuel particulier tente de vous joindre en composant ce numéro, l'appel est enregistré comme un appel local, même si le propriétaire du numéro se trouve à des kilomètres de l'appelant.
Ceci est rendu possible par un PABX virtuel puisqu'il utilise les données Internet, contrairement aux lignes téléphoniques traditionnelles qui utilisent le réseau téléphonique public commuté (RTPC) classique.
Le PBX virtuel est-il meilleur que le PBX traditionnel ou le système téléphonique RTC ?
Comme mentionné précédemment, le réseau téléphonique commuté (RTC) est la méthode de communication traditionnelle. Bien qu'il soit encore utilisé dans la plupart des entreprises, le coût de mise en place de l'infrastructure et des équipements est très élevé. En revanche, le passage à un PABX virtuel permet d'éliminer ces coûts importants. De nombreuses raisons importantes expliquent pourquoi un PABX virtuel est bien meilleur qu'un système téléphonique traditionnel comme le RTC ; en voici quelques-unes :
- Communiquer via un PABX virtuel réduit considérablement le coût des appels téléphoniques et, comparé aux appels vers une ligne fixe, c'est beaucoup moins cher. Le PABX virtuel vous permet de passer des appels via une connexion Internet, ce qui représente une option plus économique que les services téléphoniques traditionnels pour les appels internationaux et longue distance.
- Sans les frais d'installation, les abonnements mensuels et le matériel coûteux à fournir avant de pouvoir utiliser pleinement le service, un PBX virtuel réduira considérablement votre facture téléphonique mensuelle par rapport aux lignes téléphoniques traditionnelles.
- Un autre avantage important est qu'un système PBX virtuel vous permet d'intégrer vos téléphones mobiles et vos lignes téléphoniques traditionnelles. Concrètement, cela signifie que tous les appels reçus sur votre ligne téléphonique peuvent être redirigés vers vous et vos employés, quel que soit votre emplacement. Votre présence professionnelle s'en trouve considérablement renforcée, puisque vous pouvez répondre aux appels même en dehors du bureau.
Quels sont les avantages d'un PBX virtuel ?
Bien que certains avantages aient déjà été mentionnés ci-dessus, il est préférable de résumer les autres avantages importants d'un PBX virtuel pour votre entreprise.
- Économies de coûts C’est la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont déjà abandonné leur système téléphonique traditionnel au profit d’un PABX virtuel. Hébergé dans le cloud et géré par votre fournisseur de services, votre PABX virtuel vous libère de certains frais d’installation, de matériel et de maintenance. De plus, vous réduisez vos coûts liés au recrutement de personnel supplémentaire pour répondre aux appels et d’experts informatiques pour assurer le bon fonctionnement de votre système de communication. Votre fournisseur de services s’occupe de tout.
- Espace de travail illimité Comme le PBX virtuel utilise Internet, vous pouvez rester en contact avec vos abonnés, que vous soyez au bureau, à la maison ou simplement en train de vous détendre. Si vous êtes souvent en déplacement, cette solution est idéale pour votre activité.
- Mise à l'échelle Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise ? Cela signifie qu’un système PBX virtuel ou hébergé peut s’adapter en permanence à l’évolution de votre activité. Que vos effectifs diminuent ou augmentent, vous pouvez également ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques et des extensions.
Outils et fonctionnalités d'automatisation
L'un des principaux avantages d'un PABX virtuel réside dans ses outils et fonctionnalités d'automatisation, indisponibles avec une ligne téléphonique traditionnelle. Vous trouverez ci-dessous la liste de ces fonctionnalités exceptionnelles, pleinement exploitables avec un PABX hébergé.
Fonctionnalités de messagerie vocale vers e-mail
Si vous êtes un homme d'affaires constamment en déplacement, activer cette fonctionnalité vous sera certainement très utile. La fonction de messagerie vocale par e-mail vous permet de recevoir instantanément vos messages vocaux sur votre appareil mobile. Cela vous sera d'une grande aide si vous êtes en pleine réunion et que vous attendez simultanément un appel important. Vous pourrez ainsi facilement vérifier l'identité de l'expéditeur sur votre téléphone.
Menus téléphoniques
C'est l'un des grands avantages d'un PABX virtuel : vous pouvez personnaliser votre menu téléphonique selon vos préférences. Plusieurs options peuvent être proposées à votre appelant, comme parler à un agent, laisser un message vocal, obtenir des informations, ou même être transféré vers un sous-menu.
Préposés automatiques
Imaginez que quelqu'un réponde à vos appels en pleine nuit, ou pendant que vous profitez d'un week-end en famille. C'est rassurant, non ? Mieux encore, avec un PBX hébergé, vos clients n'ont plus besoin d'attendre : un standard automatique répondra rapidement à leurs demandes.
Mise en file d'attente des appels, transfert d'appel, enregistrement
- Une file d'attente permet de mettre les appels entrants en file d'attente pendant que le destinataire est occupé à répondre à d'autres appels. Comme les appels sont placés dans l'ordre de leur réception, cela vous permet de servir vos clients efficacement.
- Le renvoi d'appel, une fois activé, vous permet de rediriger les appels entrants vers un autre numéro de téléphone de votre choix. C'est pratique lorsque vous êtes absent du bureau mais souhaitez rester en contact avec vos clients.
- L'enregistrement des appels consiste simplement à enregistrer les conversations que vous pourrez ensuite stocker sous forme de fichiers numériques pour consultation ultérieure.
Conférence de liaison
Un pont de conférence permet à plusieurs participants de rejoindre une salle virtuelle en composant un numéro, puis de communiquer à distance avec le reste de l'équipe. Il s'agit d'une fonctionnalité très efficace des systèmes PBX virtuels, notamment dans les grandes entreprises.
Comment choisir un fournisseur de PBX virtuel ?
De nombreux fournisseurs proposent des services de PBX virtuel. Cependant, le choix du fournisseur idéal dépend entièrement de vos besoins et de ceux de votre entreprise. Voici quelques conseils qui pourraient vous aider dans votre choix.
Coûts impliqués
En matière de dépenses, un système PBX virtuel est extrêmement avantageux comparé à un système téléphonique traditionnel. Certes, l'ajout d'options supplémentaires augmentera le prix. Cependant, la comparaison avec le recrutement d'une équipe informatique reste sans appel. Comparez le coût d'une équipe informatique interne à celui des options qui amélioreraient considérablement votre système de communication.
Qualité et fiabilité du réseau
Comme chacun sait, la fiabilité de votre fournisseur d'accès Internet est un facteur essentiel pour tirer pleinement parti des services de PBX virtuel. À cet égard, vous devez impérativement garantir la fiabilité de votre réseau.
Caractéristiques incluses
Maintenant que vous savez qu'un système PBX virtuel offre de nombreuses fonctionnalités utiles, il est temps d'évaluer vos besoins. Avant de souscrire à un service PBX, réfléchissez aux besoins actuels de votre entreprise. Cela vous permettra de réduire vos coûts en choisissant uniquement les fonctionnalités adaptées à vos exigences.
Si vous êtes déjà convaincu qu'un PABX virtuel répond à vos besoins, il est temps de prendre votre décision. N'oubliez pas de tenir compte des points abordés dans cet article ; il pourra vous guider dans votre choix.
