Las empresas dependen en gran medida del teléfono como medio de comunicación. Antes, montar un sistema de comunicación era un gran desafío, ya que era demasiado caro. Tienes que comprar mesas y sillas de oficina, así como el equipamiento necesario para tus líneas telefónicas.
A medida que la tecnología de la comunicación continúa evolucionando, ha contribuido a cambios significativos en el mundo de la comunicación. Hoy en día, especialmente Internet ha ganado control en la comunicación, existen muchas opciones entre las que puede elegir para el sistema telefónico de su empresa. Y una de las herramientas importantes es la centralita virtual.
¿Qué es una centralita virtual?
Esto puede parecerle complicado, pero la verdad es que Virtual PBX es fácil de entender pero útil para sus necesidades de comunicación. A centralita virtual es una centralita privada (PBX) proporcionada por un servicio "alojado". Significa que un proveedor externo "aloja" o proporciona los servicios de su sistema PBX para hacer posible su red de comunicación.
Para ayudarle a comprender mejor qué es una centralita virtual, es bueno saber primero PBX significado. PBX significa Private Virtual Exchange, lo que significa que se utiliza una red telefónica privada dentro de una organización. Esto le permite comunicarse libremente con personas dentro o fuera de la empresa utilizando varios canales como VoIP que se conoce como PBX local. Esto significa que una pieza de hardware se encuentra dentro del edificio de la empresa.
Definición de centralita virtual es diferente de un PBX local. Aunque ambos Funciones de la centralita y los servicios son los mismos, el proceso de instalación es diferente entre sí. Una centralita virtual no requiere la instalación de ningún sistema de hardware en su oficina ya que reside en la nube. Significa que su proveedor de PBX virtual es el responsable del mantenimiento de la tecnología externa. Por otro lado, el PBX local requiere la instalación de hardware especial en su oficina.
¿Aún estás confundido acerca de ¿Qué significa PBX?? Si todavía está abrumado por la definición de PBX, local o virtual, considere este artículo como PBX para tontos y te ayudaría a empezar. Ahora, procedamos con ¿Cómo funciona el sistema PBX?
Por cierto, ¿has oído a alguien preguntar? ¿Qué es HPBX?? O ¿Qué es IP PBX?? Bueno, no te confundas ya que todos estos términos hablan de lo mismo. HPBX significa Hosted Private Branch Exchange, mientras que IP PBX es Internet Protocol Private Branch Exchange. Tanto estos dos como la centralita virtual soportan VoIP (Voice over Internet Protocol).
Y en caso de que haya olvidado de qué se trata VoIP, aquí tiene un recordatorio:
VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es un sistema que brinda a sus usuarios la libertad de realizar llamadas utilizando datos de Internet en lugar de una línea telefónica tradicional. Debes tenerlos en cuenta para no sentirte demasiado abrumado por los términos técnicos.
¿Cómo funciona la centralita virtual?
Comprensión cómo funciona el PBX No debería ser tan confuso para ti. El sistema PBX utiliza la última tecnología de telecomunicaciones al convertir las llamadas telefónicas en datos, al igual que otros datos como el correo electrónico. Desde allí se envía a través de Internet o a otras redes locales.
Para hacerlo más preciso en ¿Cómo funciona una PBX?, aquí tienes un proceso sencillo para hacerlo más comprensible. Comienza con un número de teléfono virtual.
¿Cuál es la diferencia entre un Número Virtual y una Centralita Virtual?
Sería más preciso si primero echáramos un vistazo a los detalles importantes sobre una centralita virtual. Este complejo sistema telefónico consta de diferentes servicios virtuales como IVR, desvío de llamadas, mensajes de voz y similares. Y uno de estos servicios es un número virtual. A número de teléfono virtual utiliza la capacidad de un PBX virtual para hacer posible que un usuario dentro de un código de área específico realice una llamada a otro usuario como si fuera solo una llamada local.
Al decir esto, solo significa que cuando alguien que reside en esa área donde está asignado un número virtual en particular intenta comunicarse con usted marcando el número de teléfono virtual, la llamada simplemente se registrará como si fuera solo una llamada local. Cuando el propietario de ese número se encuentre a millas de distancia del lugar o región de quien llama.
Esto es posible gracias a una PBX virtual, ya que utiliza datos de Internet, a diferencia de las líneas telefónicas tradicionales que utilizan la red telefónica pública conmutada (PSTN) de la vieja escuela.
¿Es el PBX virtual mejor que el sistema telefónico PBX tradicional o PSTN?
Como se mencionó anteriormente, el sistema telefónico PSTN (red telefónica pública conmutada) es la forma tradicional de tecnología de comunicación. Aunque todavía se utiliza en la mayoría de las empresas, el coste de instalación de la infraestructura y el equipamiento es bastante elevado. Por otro lado, esta costosa configuración de hardware y equipos se estaba eliminando al cambiar a una PBX virtual. Existen numerosas razones importantes por las que el PBX virtual es mucho mejor que el sistema telefónico tradicional como PSTN, y vale la pena señalar algunas de ellas:
- La comunicación a través de PBX virtual reduce considerablemente las tarifas de las llamadas telefónicas y, en comparación con las llamadas a teléfonos fijos, es mucho más económica. PBX virtual le brinda la libertad de realizar llamadas a través de una conexión a Internet, por lo que es una opción más económica que los servicios telefónicos tradicionales cuando realiza llamadas internacionales y de larga distancia.
- Sin el costo de instalación, las tarifas mensuales y los costosos equipos que debe proporcionar antes de que pueda utilizar completamente el servicio, el PBX virtual ciertamente hará que su factura telefónica mensual sea tremendamente más baja que con las líneas telefónicas tradicionales.
- Otra razón importante es que un sistema PBX virtual le permitirá integrar sus teléfonos móviles y líneas telefónicas tradicionales. Sólo significa que todas las llamadas realizadas a la línea telefónica pueden dirigirse a usted y a sus empleados independientemente de su ubicación. Aumenta significativamente la presencia de tu negocio ya que puedes contestar llamadas incluso si no estás en la oficina.
¿Cuáles son las ventajas de una centralita virtual?
Aunque algunas de las ventajas ya se mencionaron anteriormente, lo mejor es resumir los otros beneficios importantes de un PBX virtual para su negocio.
- Ahorro de costes – Esta es la razón número uno por la que muchas empresas ya han pasado del sistema de línea telefónica tradicional al PBX virtual. Dado que una PBX virtual está alojada en la nube y su proveedor de servicios se encarga de ella, no existen ciertos gastos de instalación, hardware y mantenimiento. Aparte de eso, puede reducir el costo de contratar personal adicional para atender llamadas telefónicas y contratar personal de TI para mantener el flujo fluido de su sistema de comunicación. Su proveedor de servicios hace todas estas cosas por usted.
- Espacio de trabajo ilimitado – Dado que el PBX virtual utiliza datos de Internet, puede conectarse a sus contactos ya sea que esté en la oficina o en casa y trabajando, o si simplemente está descansando afuera. Si usted es el tipo de persona que está en constante movimiento, entonces esto se adapta a su negocio.
- Aumentar proporcionalmente – ¿Qué significa esto exactamente para su negocio? Significa que un sistema PBX virtual o alojado puede adaptarse sistemáticamente al desarrollo de su negocio. Ya sea que el número de su personal disminuya o aumente, también puede eliminar o agregar líneas telefónicas y extensiones.
Herramientas y funciones de automatización
Una de las ventajas importantes del PBX virtual son las herramientas y funciones de automatización que no se pueden ver con una línea telefónica tradicional. A continuación se muestran las listas de estas increíbles funciones que puede utilizar por completo con una PBX alojada.
Funciones de correo de voz a correo electrónico
Si usted es el tipo de hombre de negocios que está en constante movimiento, habilitar esta función sin duda le beneficiará. La función de correo de voz a correo electrónico le permite recibir mensajes de voz instantáneamente en su dispositivo móvil preferido. Esto te será de gran ayuda en caso de que estés en medio de una reunión importante y al mismo tiempo, esperando una llamada importante. Puede revisar fácilmente su teléfono para verificar el remitente.
Menús del teléfono
Esta es una de las grandes características de tener una centralita virtual. Puede personalizar el menú de su teléfono según sus preferencias. Se pueden ofrecer múltiples opciones a la persona que llama, como hablar con un agente, dejar un mensaje de voz, obtener información e incluso transferir a un submenú.
Asistentes automáticos
Imagínese a alguien respondiendo llamadas telefónicas por usted en medio de la noche, o digamos, cuando está fuera y conversando con su familia en un fin de semana de calidad. ¿No es fantástico saberlo? Y lo que es mayor es que con PBX alojado, tus clientes o clientes no necesitan esperar a que alguien conteste su llamada, ya que una operadora automática atenderá puntualmente sus consultas.
Cola de llamadas, reenvío, grabación
- Una cola de llamadas coloca las llamadas entrantes en una línea mientras el destinatario está ocupado atendiendo otras llamadas. Dado que las llamadas se realizan en el orden en que se recibieron, le permite atender a sus clientes de manera eficiente.
- El desvío de llamadas cuando esté activado, simplemente le permitirá redirigir las llamadas entrantes a otro número de teléfono que prefiera. Esto es útil en caso de que esté fuera de la oficina pero aún desee estar en contacto con sus clientes.
- La grabación de llamadas simplemente significa grabar conversaciones que eventualmente podrá almacenar como archivos digitales para referencia futura.
Puente de conferencias
Una llamada puente de conferencia permite que varios participantes se unan a una sala virtual marcando y luego comunicarse de forma remota con el resto del equipo. Esta es una característica muy eficiente de la PBX virtual, especialmente en empresas de gran escala.
¿Cómo elegir un proveedor de PBX virtual?
Existe una gran cantidad de proveedores que ofrecen servicios de PBX virtuales. Sin embargo, elegir el correcto depende únicamente de usted y de las necesidades de su negocio. A continuación se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarle a elegir el correcto.
Costos involucrados
En cuanto a gastos, el sistema PBX virtual es extremadamente bajo en comparación con el sistema de línea telefónica tradicional. Los complementos adicionales ciertamente harían subir el precio. Sin embargo, todavía no tiene comparación cuando se trata de contratar un equipo de TI. Intente evaluar el costo de contratar expertos internos en TI en comparación con complementos que mejorarían drásticamente su sistema de comunicación.
Calidad y confiabilidad de la red
Como todos sabemos, la confiabilidad de su proveedor de Internet es un factor muy importante y crucial para aprovechar al máximo los servicios de PBX virtual. Con respecto a este asunto, debería poder garantizar la confiabilidad de su red.
Funciones incluidas
Ahora que sabe que un sistema PBX virtual viene con muchas funciones útiles, es hora de que evalúe su negocio. Antes de adquirir un servicio PBX, considera lo que tu negocio necesita en este momento. Esto le ayudará a reducir costes al obtener sólo las funciones adecuadas dedicadas a los requisitos de su negocio.
Si ya estás convencido de que la centralita virtual es lo que necesitas, es momento de que tomes la decisión. Simplemente no olvide considerar los aspectos discutidos en este artículo para que pueda servirle como una guía útil en su toma de decisiones.
