ورچوئل پی بی ایکس کے لیے ابتدائی رہنما

کاروبار مواصلات کے ذریعہ ٹیلی فون پر بہت زیادہ انحصار کرتے ہیں۔ اس سے پہلے، مواصلاتی نظام قائم کرنا ایک سنگین چیلنج ہے کیونکہ یہ بہت مہنگا ہے۔ آپ کو دفتری میزیں اور کرسیاں خریدنی ہوں گی اور ساتھ ہی اپنی ٹیلی فون لائنوں کے لیے ضروری سامان بھی خریدنا ہوگا۔

جیسا کہ مواصلاتی ٹیکنالوجی کا ارتقاء جاری ہے، اس نے مواصلات کی دنیا میں اہم تبدیلیاں کی ہیں۔ آج کل، خاص طور پر انٹرنیٹ نے بات چیت میں کنٹرول حاصل کر لیا ہے، بہت سے اختیارات ہیں جن میں سے آپ اپنے کاروباری فون سسٹم کے لیے انتخاب کر سکتے ہیں۔ اور ایک اہم ٹول ورچوئل پی بی ایکس ہے۔

ورچوئل پی بی ایکس کیا ہے؟

یہ آپ کے لیے پیچیدہ لگ سکتا ہے، لیکن سچ یہ ہے کہ، ورچوئل PBX سمجھنے میں آسان ہے لیکن آپ کی مواصلاتی ضروریات کے لیے مددگار ہے۔ اے ورچوئل پی بی ایکس ایک پرائیویٹ برانچ ایکسچینج (PBX) ہے جو ایک "میزبان" سروس کے ذریعے فراہم کی جاتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ایک بیرونی فراہم کنندہ آپ کے مواصلاتی نیٹ ورک کے لیے ممکن بنانے کے لیے آپ کے PBX سسٹم کے لیے "میزبان" یا خدمات فراہم کرتا ہے۔

آپ کو بہتر طور پر سمجھنے میں مدد کرنے کے لیے کہ ورچوئل PBX کیا ہے، پہلے یہ جاننا اچھا ہے۔ پی بی ایکس کا مطلب ہے۔. PBX کا مطلب پرائیویٹ ورچوئل ایکسچینج ہے جس کا مطلب ہے کہ کسی تنظیم کے اندر ایک نجی ٹیلی فون نیٹ ورک استعمال کیا جا رہا ہے۔ اس کے بعد آپ کو مختلف چینلز کا استعمال کرتے ہوئے کمپنی کے اندر یا باہر افراد کے ساتھ آزادانہ طور پر بات چیت کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ VoIP جو ایک آن پریمیس PBX کے نام سے جانا جاتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ہارڈ ویئر کا ایک ٹکڑا کمپنی کی عمارت کے اندر ہے۔

ورچوئل پی بی ایکس تعریف ایک آن پریمیس PBX سے مختلف ہے۔ اگرچہ دونوں پی بی ایکس کی خصوصیات اور خدمات ایک جیسی ہیں، تنصیب کا عمل ایک دوسرے سے مختلف ہے۔ ورچوئل پی بی ایکس کو آپ کے دفتر میں کسی ہارڈ ویئر سسٹم کو انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ یہ کلاؤڈ میں رہتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کا ورچوئل PBX فراہم کنندہ آف سائٹ ٹیکنالوجی کی دیکھ بھال کا ذمہ دار ہے۔ دوسری طرف، آن پریمائز PBX کو آپ کے دفتر میں خصوصی ہارڈویئر انسٹال کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

کیا آپ اب بھی الجھن میں ہیں؟ PBX کا کیا مطلب ہے؟? اگر آپ اب بھی PBX، آن پریمیس، یا ورچوئل کی تعریف سے مغلوب ہیں، تو صرف اس مضمون پر غور کریں ڈمی کے لیے پی بی ایکس اور اس سے آپ کو شروع کرنے میں مدد ملے گی۔ اب، آئیے آگے بڑھتے ہیں۔ پی بی ایکس سسٹم کیسے کام کرتا ہے۔

ویسے آپ نے کسی کو پوچھتے سنا ہے؟ HPBX کیا ہے؟? یا IP PBX کیا ہے؟? ٹھیک ہے، اپنے آپ کو الجھن میں نہ ڈالیں کیونکہ یہ تمام شرائط ایک ہی چیز کے بارے میں بات کر رہی ہیں۔ HPBX کا مطلب ہوسٹڈ پرائیویٹ برانچ ایکسچینج ہے، جبکہ IP PBX انٹرنیٹ پروٹوکول پرائیویٹ برانچ ایکسچینج ہے۔ یہ دونوں اور ورچوئل PBX VoIP (وائس اوور انٹرنیٹ پروٹوکول کو سپورٹ کرتے ہیں۔

اور اگر آپ بھول گئے کہ VoIP کیا ہے تو، یہاں ایک دوستانہ یاد دہانی ہے:

VoIP (وائس اوور انٹرنیٹ پروٹوکول) ایک ایسا نظام ہے جو اپنے صارفین کو روایتی فون لائن کے بجائے انٹرنیٹ ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے کال کرنے کی آزادی فراہم کرتا ہے۔ آپ کو ان سے آگاہ ہونا چاہیے تاکہ آپ تکنیکی اصطلاحات سے زیادہ مغلوب نہ ہوں۔

ورچوئل پی بی ایکس کیسے کام کرتا ہے؟

سمجھنا PBX کیسے کام کرتا ہے۔ آپ کو اتنا الجھا ہوا نہیں ہونا چاہئے۔ پی بی ایکس سسٹم فون کالز کو ڈیٹا میں تبدیل کرکے جدید ترین ٹیلی کمیونیکیشن ٹیکنالوجی کا استعمال کرتا ہے، بالکل اسی طرح دوسرے ڈیٹا جیسے ای میل کے ساتھ۔ وہاں سے، اسے انٹرنیٹ پر یا دوسرے مقامی نیٹ ورکس پر بھیجا جاتا ہے۔

اسے مزید درست بنانے کے لیے پی بی ایکس کیسے کام کرتا ہے۔اسے مزید قابل فہم بنانے کے لیے یہاں ایک آسان عمل ہے۔ یہ ایک ورچوئل فون نمبر سے شروع ہوتا ہے۔

ورچوئل نمبر اور ورچوئل پی بی ایکس میں کیا فرق ہے؟

 یہ زیادہ درست ہوگا اگر ہم پہلے ورچوئل پی بی ایکس کے بارے میں اہم تفصیلات پر ایک نظر ڈالیں۔ یہ پیچیدہ فون سسٹم مختلف ورچوئل سروسز جیسے IVR، کال فارورڈنگ، وائس میلز اور لائکس پر مشتمل ہے۔ اور ان خدمات میں سے ایک ورچوئل نمبر ہے۔ اے ورچوئل فون نمبر ورچوئل پی بی ایکس کی صلاحیت کو استعمال کرتا ہے تاکہ کسی مخصوص ایریا کوڈ کے اندر موجود صارف کے لیے کسی دوسرے صارف کو کال کرنا اس طرح ممکن بنایا جا سکے جیسے یہ صرف ایک مقامی کال ہو۔

یہ کہنے سے، اس کا مطلب صرف یہ ہے کہ جب اس علاقے میں رہنے والا کوئی شخص جہاں ایک مخصوص ورچوئل نمبر تفویض کیا گیا ہے تو وہ ورچوئل فون نمبر ڈائل کرکے آپ تک پہنچنے کی کوشش کرے گا، تو کال صرف اس طرح رجسٹر ہو جائے گی جیسے یہ صرف ایک مقامی کال ہو۔ جہاں اس نمبر کا مالک فون کرنے والے کی جگہ یا علاقے سے میلوں دور ہو۔

یہ ایک ورچوئل PBX کے ذریعے ممکن ہوا ہے کیونکہ یہ انٹرنیٹ ڈیٹا استعمال کرتا ہے، روایتی فون لائنوں کے برعکس جو پرانے اسکول کے پبلک سوئچڈ ٹیلی فون نیٹ ورک (PSTN) کو استعمال کرتی ہیں۔

کیا ورچوئل PBX روایتی PBX یا PSTN فون سسٹم سے بہتر ہے؟

جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، PSTN (پبلک سوئچڈ ٹیلی فون نیٹ ورک) فون سسٹم مواصلاتی ٹیکنالوجی کا روایتی طریقہ ہے۔ اگرچہ یہ اب بھی زیادہ تر کمپنیوں میں استعمال ہو رہا ہے، لیکن انفراسٹرکچر اور آلات کے قیام کی لاگت کافی مہنگی ہے۔ دوسری طرف، ہارڈ ویئر اور آلات کے اس مہنگے سیٹ اپ کو ورچوئل پی بی ایکس میں تبدیل کر کے ختم کیا جا رہا تھا۔ متعدد اہم وجوہات ہیں جن کی وجہ سے ورچوئل PBX روایتی فون سسٹم جیسے PSTN سے بہت بہتر ہے، اور یہ ان میں سے کچھ کو نوٹ کرنے کے قابل ہے:

• ورچوئل پی بی ایکس پر مواصلت فون کال کی شرح کو بہت کم کرتی ہے، اور لینڈ لائن کالز کے مقابلے میں، یہ بہت سستا ہے۔ ورچوئل پی بی ایکس آپ کو انٹرنیٹ کنکشن کے ذریعے کال کرنے کی آزادی دیتا ہے، اس طرح جب آپ بین الاقوامی اور لمبی دوری کی کالیں کر رہے ہوں تو روایتی فون سروسز کے لیے ایک سستا آپشن ہے۔
• سروس کو مکمل طور پر استعمال کرنے سے پہلے سیٹ اپ کی قیمت اور ماہانہ فیس اور مہنگے آلات فراہم کیے بغیر، ورچوئل PBX یقینی طور پر آپ کے ماہانہ فون بل کو روایتی فون لائنوں کے مقابلے میں بہت کم کر دے گا۔
• ایک اور اہم وجہ یہ ہے کہ ایک ورچوئل PBX سسٹم آپ کو اپنے موبائل فونز اور روایتی فون لائنوں کو مربوط کرنے کی اجازت دے گا۔ اس کا مطلب صرف یہ ہے کہ ٹیلی فون لائن پر کی جانے والی تمام کالیں آپ اور آپ کے ملازمین کو بھیجی جا سکتی ہیں قطع نظر آپ کے مقام سے۔ یہ آپ کی کاروباری موجودگی کو نمایاں طور پر بڑھاتا ہے کیونکہ آپ کالوں کا جواب دے سکتے ہیں چاہے آپ دفتر میں نہ ہوں۔

ورچوئل پی بی ایکس کے کیا فائدے ہیں؟

اگرچہ کچھ فوائد پہلے ہی اوپر بیان کیے جا چکے ہیں، یہ آپ کے لیے بہتر ہے کہ آپ اپنے کاروبار کے لیے ورچوئل PBX کے دیگر اہم فوائد کا خلاصہ کریں۔

• لاگت کی بچت - یہ وہ نمبر ایک وجہ ہے جس کی وجہ سے بہت سے کاروبار پہلے ہی روایتی فون لائن سسٹم سے ورچوئل PBX پر جا چکے ہیں۔ چونکہ ایک ورچوئل پی بی ایکس کلاؤڈ میں ہوسٹ کیا جاتا ہے اور آپ کے سروس فراہم کنندہ کی طرف سے اس کی دیکھ بھال کی جاتی ہے، اس لیے انسٹالیشن، ہارڈ ویئر اور دیکھ بھال کے حوالے سے کوئی خاص اخراجات نہیں ہوتے۔ اس کے علاوہ، آپ فون کالز میں شرکت کے لیے اضافی عملے کی خدمات حاصل کرنے، اپنے مواصلاتی نظام کے ہموار بہاؤ کو برقرار رکھنے کے لیے IT عملے کی خدمات حاصل کرنے کی لاگت کو کم کر سکتے ہیں۔ آپ کا خدمت فراہم کرنے والا یہ سب چیزیں آپ کے لیے کرتا ہے۔

• لامحدود کام کرنے کی جگہ - چونکہ ورچوئل PBX انٹرنیٹ ڈیٹا کا استعمال کرتا ہے، آپ اپنے رابطوں سے رابطہ کر سکتے ہیں چاہے آپ دفتر میں ہوں یا گھر اور کام پر، یا چاہے آپ باہر ٹھنڈا ہو رہے ہوں۔ اگر آپ ایسے شخص ہیں جو مسلسل آگے بڑھتے رہتے ہیں، تو یہ آپ کے کاروبار کے مطابق ہے۔

• رفتہ رفتہ اضافہ کرنا - آپ کے کاروبار کے لیے اس کا بالکل کیا مطلب ہے؟ اس کا مطلب ہے کہ ایک ورچوئل یا ہوسٹڈ PBX سسٹم منظم طریقے سے آپ کے کاروبار کی ترقی کے مطابق ڈھال سکتا ہے۔ چاہے آپ کے عملے کی تعداد کم ہو یا بڑھے، آپ فون لائنز اور ایکسٹینشنز کو ہٹا یا شامل بھی کر سکتے ہیں۔

آٹومیشن ٹولز اور فیچرز

ورچوئل پی بی ایکس کے اہم فوائد میں سے ایک آٹومیشن ٹولز اور خصوصیات ہیں جو آپ روایتی فون لائن کے ساتھ نہیں دیکھ سکتے ہیں۔ ذیل میں ان شاندار خصوصیات کی فہرستیں ہیں جنہیں آپ میزبان PBX کے ساتھ مکمل طور پر استعمال کر سکتے ہیں۔

صوتی میل سے ای میل کی خصوصیات

اگر آپ اس قسم کے تاجر ہیں جو مسلسل آگے بڑھ رہے ہیں، تو اس خصوصیت کو فعال کرنے سے یقیناً آپ کو فائدہ ہوگا۔ وائس میل ٹو ای میل فیچر آپ کو اپنے پسندیدہ موبائل ڈیوائس پر فوری طور پر وائس میل موصول کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس سے آپ کو بہت مدد ملے گی اگر آپ کسی اہم میٹنگ کے بیچ میں ہیں اور اسی وقت ایک اہم کال کا انتظار کر رہے ہیں۔ بھیجنے والے کی تصدیق کے لیے آپ آسانی سے اپنا فون چیک کر سکتے ہیں۔

فون مینو

یہ ورچوئل پی بی ایکس رکھنے کی بہترین خصوصیات میں سے ایک ہے۔ آپ اپنی ترجیح کے مطابق اپنے فون مینو کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ آپ کے کالر کو متعدد اختیارات پیش کیے جا سکتے ہیں جیسے کہ کسی ایجنٹ سے بات کرنا، وائس میل چھوڑنا، معلومات حاصل کرنا، اور یہاں تک کہ ذیلی مینو میں منتقل کرنا۔

آٹو اٹینڈنٹس

تصور کریں کہ کوئی آدھی رات کو آپ کے لیے فون کالز کا جواب دے رہا ہے، یا یوں کہہ لیں، جب آپ باہر ہوتے ہیں اور ایک معیاری ویک اینڈ پر اپنے خاندان کے ساتھ تعلقات رکھتے ہیں۔ کیا یہ جاننا بہت اچھا نہیں ہے؟ اور اس سے بڑی بات یہ ہے کہ میزبان PBX کے ساتھ، آپ کے گاہکوں یا کلائنٹس کو کسی کے کال کا جواب دینے کا انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ ایک خودکار اٹینڈنٹ ان کی پوچھ گچھ کا فوری جواب دے گا۔

کال کی قطار، فارورڈنگ، ریکارڈنگ

• کال کی قطار آنے والی کالوں کو ایک لائن میں رکھتی ہے جب کہ وصول کنندہ دوسری کالوں میں مصروف ہوتا ہے۔ چونکہ کالیں اسی ترتیب سے کی جاتی ہیں جس ترتیب سے وہ موصول ہوئی تھیں، اس لیے یہ آپ کو اپنے مؤکلوں کی مؤثر طریقے سے خدمت کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
• کال فارورڈنگ ایکٹیویٹ ہونے پر، آپ کو آنے والی کالوں کو کسی دوسرے ٹیلیفون نمبر پر ری ڈائریکٹ کرنے کی اجازت دے گی جسے آپ نے ترجیح دی ہے۔ یہ اس صورت میں مددگار ہے جب آپ دفتر سے باہر ہیں لیکن پھر بھی اپنے گاہکوں کے ساتھ رابطے میں رہنا چاہتے ہیں۔
• کال ریکارڈنگ کا سیدھا مطلب ہے کہ گفتگو کو ریکارڈ کرنا جسے آپ آخرکار اپنے مستقبل کے حوالے کے لیے ڈیجیٹل فائلوں کے طور پر اسٹور کر سکتے ہیں۔

کانفرنس برجنگ

ایک کانفرنس برج کال متعدد شرکاء کو ڈائل کرکے ورچوئل روم میں شامل ہونے کی اجازت دیتی ہے، اور پھر بقیہ ٹیم کے ساتھ دور سے بات چیت کر سکتی ہے۔ یہ ورچوئل پی بی ایکس کی ایک بہت ہی کارآمد خصوصیت ہے، خاص طور پر بڑے پیمانے پر کاروباروں میں۔

ورچوئل پی بی ایکس فراہم کنندہ کا انتخاب کیسے کریں؟

ایسے فراہم کنندگان کی ایک بڑی تعداد موجود ہے جو ورچوئل PBX خدمات پیش کرتے ہیں۔ تاہم، صحیح کو منتخب کرنا مکمل طور پر آپ اور آپ کی کاروباری ضروریات پر منحصر ہے۔ یہاں کچھ نکات ہیں جو صحیح کو منتخب کرنے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں۔

اخراجات شامل ہیں۔

جب اخراجات کی بات آتی ہے تو، ورچوئل PBX سسٹم روایتی فون لائن سسٹم کے مقابلے میں انتہائی کم ہے۔ اضافی اضافہ یقینی طور پر قیمت میں اضافہ کرے گا۔ تاہم، جب آئی ٹی ٹیم کی خدمات حاصل کرنے کی بات آتی ہے تو یہ اب بھی مقابلے سے باہر ہے۔ داخلی IT ماہرین کی خدمات حاصل کرنے کی لاگت کا اندازہ لگانے کی کوشش کریں جو کہ آپ کے مواصلاتی نظام کو ڈرامائی طور پر اپ گریڈ کرے گا۔

معیار اور نیٹ ورک کی وشوسنییتا

جیسا کہ ہم سب جانتے ہیں، ورچوئل PBX سروسز سے زیادہ سے زیادہ تجربہ کرنے کے لیے آپ کے انٹرنیٹ فراہم کنندہ پر قابل اعتماد ایک بہت اہم اور اہم عنصر ہے۔ اس معاملے سے متعلق، آپ کو اپنے نیٹ ورک کی وشوسنییتا کو محفوظ کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔

خصوصیات شامل ہیں۔

اب جب کہ آپ جانتے ہیں کہ ایک ورچوئل PBX سسٹم بہت ساری مفید خصوصیات کے ساتھ آتا ہے، اب وقت آگیا ہے کہ آپ اپنے کاروبار کا جائزہ لیں۔ PBX سروس حاصل کرنے سے پہلے، غور کریں کہ آپ کے کاروبار کو اس وقت کیا ضرورت ہے۔ یہ آپ کی کاروباری ضروریات کے لیے وقف کردہ صرف صحیح خصوصیات حاصل کرکے اخراجات کو کم کرنے میں آپ کی مدد کرے گا۔

اگر آپ کو پہلے ہی یقین ہے کہ ورچوئل PBX وہی ہے جس کی آپ کو ضرورت ہے، یہ آپ کے لیے فیصلہ کرنے کا وقت ہے۔ بس اس مضمون میں زیر بحث چیزوں پر غور کرنا نہ بھولیں تاکہ یہ آپ کے فیصلہ سازی میں مددگار رہنما کے طور پر کام کر سکے۔