As empresas dependem fortemente do telefone como meio de comunicação. Antes era um sério desafio montar um sistema de comunicação, pois é muito caro. É necessário comprar mesas e cadeiras de escritório, bem como os equipamentos necessários para suas linhas telefônicas.
À medida que a tecnologia da comunicação continua a evoluir, ela contribuiu para mudanças significativas no mundo da comunicação. Hoje em dia, principalmente a Internet ganhou controle na comunicação, existem muitas opções que você pode escolher para o seu sistema telefônico comercial. E uma das ferramentas importantes é o PABX virtual.
O que é PABX Virtual?
Isto pode parecer complicado para você, mas a verdade é que o PABX Virtual é simples de entender, mas útil para suas necessidades de comunicação. A PABX virtual é uma central privada (PBX) fornecida por um serviço “hospedado”. Isso significa que um provedor externo “hospeda” ou fornece os serviços para o seu sistema PBX para viabilizar a sua rede de comunicação.
Para te ajudar a entender melhor o que é um PABX Virtual, é bom saber primeiro Significado PABX. PBX significa Private Virtual Exchange, o que significa que uma rede telefônica privada está sendo utilizada dentro de uma organização. Isso permite que você se comunique livremente com pessoas dentro ou fora da empresa usando vários canais, como VoIP que é conhecido como PBX local. Isso significa que uma peça de hardware está dentro do prédio da empresa.
Definição de PABX virtual é diferente de um PBX local. Embora ambos Recursos de PABX e os serviços são iguais, o processo de instalação é diferente um do outro. Um PBX virtual não requer a instalação de nenhum sistema de hardware em seu escritório, pois reside na nuvem. Isso significa que o seu provedor de PABX virtual é o responsável pela manutenção da tecnologia externa. Por outro lado, o PBX local requer a instalação de hardware especial em seu escritório.
Você ainda está confuso sobre o que significa PABX? Se você ainda está confuso com a definição de PBX, local ou virtual, considere este artigo como PABX para manequins e isso ajudaria você a começar. Agora, vamos prosseguir como funciona o sistema PABX.
A propósito, você já ouviu alguém perguntando o que é HPBX? Ou o que é PABX IP? Bem, não se confunda, pois todos esses termos falam sobre a mesma coisa. HPBX significa Hosted Private Branch Exchange, enquanto IP PBX é Internet Protocol Private Branch Exchange. Ambos e o PBX virtual suportam VoIP (Voice over Internet Protocol).
E caso você tenha esquecido o que é VoIP, aqui vai um lembrete amigável:
VoIP (Voice over Internet Protocol) é um sistema que oferece aos seus usuários a liberdade de fazer chamadas utilizando dados da Internet em vez de uma linha telefônica tradicional. Você deve estar ciente disso para não ficar muito sobrecarregado com os termos técnicos
Como funciona o PABX virtual?
Entendimento como funciona o PABX não deve ser tão confuso para você. O sistema PBX utiliza a mais recente tecnologia de telecomunicações, convertendo chamadas telefônicas em dados, da mesma forma que outros dados, como e-mail. A partir daí, é enviado pela Internet ou para outras redes locais.
Para torná-lo mais preciso em como funciona um PABX, aqui está um processo simples para torná-lo mais compreensível. Tudo começa com um número de telefone virtual.
Qual é a diferença entre um número virtual e um PBX virtual?
Seria mais preciso se primeiro dermos uma olhada em detalhes importantes sobre um PBX virtual. Este complexo sistema telefônico consiste em diferentes serviços virtuais, como IVR, encaminhamento de chamadas, correio de voz e similares. E um desses serviços é um número virtual. A número de telefone virtual utiliza a capacidade de um PBX virtual para possibilitar que um usuário dentro de um código de área específico faça uma chamada para outro usuário como se fosse apenas uma chamada local.
Ao dizer isso, significa apenas que quando alguém residente naquela área onde um determinado número virtual está atribuído tentasse contatá-lo discando o número de telefone virtual, a chamada seria simplesmente registrada como se fosse apenas uma chamada local. Onde o proprietário desse número está a quilômetros de distância do local ou região do chamador.
Isso é possível por meio de um PBX virtual, pois utiliza dados da Internet, ao contrário das linhas telefônicas tradicionais que utilizam a antiga Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN).
O PBX virtual é melhor do que o PBX tradicional ou o sistema telefônico PSTN?
Conforme mencionado acima, o sistema telefônico PSTN (Rede Telefônica Pública Comutada) é a forma tradicional de tecnologia de comunicação. Embora ainda seja utilizado na maioria das empresas, o custo de montagem da infraestrutura e dos equipamentos é bastante elevado. Por outro lado, esta dispendiosa configuração de hardware e equipamento estava sendo eliminada com a mudança para um PBX virtual. Existem inúmeras razões importantes pelas quais o PBX virtual é muito melhor do que o sistema telefônico tradicional, como PSTN, e vale a pena observar algumas delas:
- A comunicação por meio de PBX virtual reduz muito as tarifas de ligações telefônicas e, em comparação com ligações fixas, é muito mais barata. O PABX virtual oferece a liberdade de fazer chamadas por meio de uma conexão com a Internet, sendo, portanto, uma opção mais barata aos serviços telefônicos tradicionais quando você faz chamadas internacionais e de longa distância.
- Sem o custo de configuração, taxas mensais e equipamentos caros a serem fornecidos antes que você possa utilizar totalmente o serviço, o PBX virtual certamente tornará sua conta telefônica mensal tremendamente mais baixa do que com as linhas telefônicas tradicionais.
- Outra razão significativa é que um sistema PBX virtual permitirá integrar seus telefones celulares e linhas telefônicas tradicionais. Significa apenas que todas as chamadas feitas para a linha telefônica podem ser direcionadas para você e seus funcionários, independentemente de sua localização. Aumenta significativamente a presença da sua empresa, pois você pode atender chamadas mesmo se não estiver no escritório.
Quais são as vantagens de um PABX virtual?
Embora algumas das vantagens já tenham sido mencionadas acima, é melhor resumir os outros benefícios significativos de um PBX virtual para o seu negócio.
- Poupança de custos – Esta é a principal razão pela qual muitas empresas já mudaram do sistema de linha telefônica tradicional para o PBX virtual. Como um PBX virtual está hospedado na nuvem e é cuidado pelo seu provedor de serviços, não há despesas certas com relação à instalação, hardware e manutenção. Além disso, você pode cortar custos de contratação de pessoal adicional para atender ligações, contratando equipe de TI para manter o bom fluxo do seu sistema de comunicação. Seu provedor de serviços faz todas essas coisas para você.
- Espaço de trabalho ilimitado – Como o PBX virtual usa dados da Internet, você pode se conectar aos seus contatos, esteja no escritório ou em casa e no trabalho, ou apenas relaxando ao ar livre. Se você é o tipo de pessoa que está constantemente em movimento, isso é adequado para o seu negócio.
- Aumento de escala – O que isso significa exatamente para o seu negócio? Isso significa que um sistema PABX virtual ou hospedado pode se adaptar sistematicamente ao desenvolvimento do seu negócio. Quer o número de sua equipe diminua ou aumente, você também pode remover ou adicionar linhas telefônicas e ramais.
Ferramentas e recursos de automação
Uma das vantagens significativas do PBX virtual são as ferramentas e recursos de automação que você não consegue ver em uma linha telefônica tradicional. Abaixo estão as listas desses recursos incríveis que você pode usar totalmente com um PBX hospedado.
Recursos de correio de voz para e-mail
Se você é o tipo de empresário que está em constante movimento, habilitar esse recurso certamente o beneficiaria. O recurso de correio de voz para e-mail permite que você receba correio de voz instantaneamente em seu dispositivo móvel preferido. Isso o ajudará muito caso você esteja no meio de uma reunião importante e ao mesmo tempo aguardando uma ligação importante. Você pode facilmente verificar seu telefone para verificar o remetente.
Menus do telefone
Essa é uma das grandes vantagens de ter um PABX virtual. Você pode personalizar o menu do seu telefone de acordo com sua preferência. Várias opções podem ser oferecidas ao chamador, como falar com um agente, deixar uma mensagem de voz, obter informações e até mesmo transferir para um submenu.
Atendentes Automáticos
Imagine alguém atendendo ligações para você no meio da noite, ou digamos, quando você estiver fora e se relacionando com sua família em um fim de semana de qualidade. Não é ótimo saber? E o melhor é que com o PABX hospedado, seus clientes ou clientes não precisam esperar que alguém atenda sua chamada, pois um atendente automático responderá prontamente às suas dúvidas.
Enfileiramento de chamadas, encaminhamento, gravação
- Uma fila de chamadas coloca as chamadas recebidas em uma linha enquanto o destinatário está ocupado atendendo outras chamadas. Como as ligações são feitas na ordem em que foram recebidas, você permite atender seus clientes com eficiência.
- O encaminhamento de chamadas, quando ativado, simplesmente permitirá que você redirecione as chamadas recebidas para outro número de telefone de sua preferência. Isso é útil caso você esteja fora do escritório, mas ainda queira entrar em contato com seus clientes.
- Gravar chamadas significa simplesmente gravar conversas que você pode eventualmente armazenar como arquivos digitais para referência futura.
Ponte de conferência
Uma chamada em ponte de conferência permite que vários participantes ingressem em uma sala virtual discando e depois se comuniquem remotamente com o restante da equipe. Este é um recurso muito eficiente do PABX virtual, especialmente em empresas de grande porte.
Como escolher um provedor de PABX virtual?
Há um grande número de provedores que oferecem serviços de PBX virtual. No entanto, escolher o caminho certo depende apenas de você e das necessidades do seu negócio. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a escolher o caminho certo.
Custos Envolvidos
Quando se trata de despesas, o sistema PABX virtual é extremamente baixo comparado ao sistema de linha telefônica tradicional. Complementos adicionais certamente aumentariam o preço. No entanto, ainda é incomparável quando se trata de contratar uma equipe de TI. Tente avaliar o custo de contratar especialistas internos de TI em comparação com complementos que atualizariam drasticamente o seu sistema de comunicação.
Qualidade e confiabilidade da rede
Como todos sabemos, a confiabilidade do seu provedor de Internet é um fator muito importante e crucial para aproveitar ao máximo os serviços de PBX virtual. Com relação a este assunto, você deve ser capaz de garantir a confiabilidade da sua rede.
Recursos incluídos
Agora que você sabe que um sistema PBX virtual vem com muitos recursos úteis, é hora de avaliar seu negócio. Antes de adquirir um serviço de PABX, considere o que seu negócio precisa no momento. Isso o ajudará a reduzir custos, obtendo apenas os recursos certos dedicados às suas necessidades de negócios.
Se você já está convencido de que PABX virtual é o que você precisa, é hora de tomar a decisão. Só não se esqueça de considerar os itens discutidos neste artigo para que ele possa servir como um guia útil na sua tomada de decisão.
