دليل المبتدئين إلى PBX الظاهري

تعتمد الشركات بشكل كبير على الهاتف كوسيلة للاتصال. من قبل، كان إنشاء نظام اتصالات يمثل تحديًا خطيرًا نظرًا لأنه مكلف للغاية. عليك شراء طاولات وكراسي مكتبية، بالإضافة إلى المعدات اللازمة لخطوط الهاتف الخاصة بك.

مع استمرار تطور تكنولوجيا الاتصالات، فقد ساهمت في إحداث تغييرات كبيرة في عالم الاتصالات. في الوقت الحاضر، وخاصةً الإنترنت قد سيطر على الاتصالات، هناك العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها لنظام هاتف العمل الخاص بك. وإحدى الأدوات المهمة هي نظام PBX الافتراضي.

ما هو نظام PBX الافتراضي؟

قد يبدو هذا معقدًا بالنسبة لك، ولكن الحقيقة هي أن Virtual PBX سهل الفهم ولكنه مفيد لاحتياجات الاتصال الخاصة بك. أ مقسم افتراضي عبارة عن تبادل فرعي خاص (PBX) يتم توفيره بواسطة خدمة "مستضافة". هذا يعني أن مزودًا خارجيًا "يستضيف" أو يقدم الخدمات لنظام PBX الخاص بك لتمكين شبكة الاتصالات الخاصة بك.

لمساعدتك على فهم ما هو Virtual PBX بشكل أفضل، من الجيد أن تعرفه أولاً معنى بي بي اكس. يرمز PBX إلى التبادل الظاهري الخاص وهو ما يعني أنه يتم استخدام شبكة الهاتف الخاصة داخل المؤسسة. يتيح لك هذا بعد ذلك التواصل بحرية مع الأفراد داخل الشركة أو خارجها باستخدام قنوات مختلفة مثل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت والذي يُعرف باسم PBX داخل الشركة. وهذا يعني أن قطعة من الأجهزة موجودة داخل مبنى الشركة.

تعريف PBX الظاهري يختلف عن PBX داخل الشركة. على الرغم من كليهما ميزات PBX والخدمات هي نفسها، وعملية التثبيت تختلف عن بعضها البعض. لا يتطلب نظام PBX الافتراضي تثبيت أي نظام أجهزة في مكتبك لأنه موجود في السحابة. وهذا يعني أن مزود PBX الافتراضي الخاص بك هو المسؤول عن صيانة التكنولوجيا خارج الموقع. من ناحية أخرى، يتطلب نظام PBX الداخلي تركيب أجهزة خاصة في مكتبك.

هل لا تزال في حيرة من أمرك ماذا يعني PBX؟ إذا كنت لا تزال غارقًا في تعريف PBX أو محليًا أو افتراضيًا، فما عليك سوى النظر في هذه المقالة على أنها PBX للدمى وسوف تساعدك على البدء. الآن، دعونا المضي قدما كيف يعمل نظام PBX.

بالمناسبة، هل سمعت أحدا يسأل ما هو HPBX؟ أو ما هو IP PBX؟ حسنًا، لا تخلط بين نفسك لأن كل هذه المصطلحات تتحدث عن نفس الشيء. يرمز HPBX إلى Hosted Private Branch Exchange، في حين أن IP PBX هو تبادل الفروع الخاصة لبروتوكول الإنترنت. يدعم كل من هذين الجهازين والمقسم الظاهري PBX تقنية VoIP (بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت).

وفي حال نسيت ما هو VoIP، فإليك تذكير لطيف:

VoIP (بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت) هو نظام يوفر لمستخدميه حرية إجراء المكالمات باستخدام بيانات الإنترنت بدلاً من خط الهاتف التقليدي. يجب أن تكون على دراية بهذه الأمور حتى لا تطغى عليك المصطلحات الفنية

كيف يعمل نظام PBX الافتراضي؟

فهم كيف يعمل نظام PBX لا ينبغي أن يكون هذا مربكا بالنسبة لك. يستخدم نظام PBX أحدث تقنيات الاتصالات عن طريق تحويل المكالمات الهاتفية إلى بيانات، تمامًا كما هو الحال مع البيانات الأخرى مثل البريد الإلكتروني. ومن هناك، يتم إرساله عبر الإنترنت أو إلى شبكات محلية أخرى.

لجعلها أكثر دقة على كيف يعمل PBX، إليك عملية بسيطة لجعلها أكثر قابلية للفهم. يبدأ برقم هاتف افتراضي.

ما الفرق بين الرقم الافتراضي والمقسم الظاهري؟

 سيكون الأمر أكثر دقة إذا ألقينا نظرة أولاً على التفاصيل المهمة حول نظام PBX الافتراضي. يتكون نظام الهاتف المعقد هذا من خدمات افتراضية مختلفة مثل الرد الصوتي التفاعلي (IVR) وتحويل المكالمات ورسائل البريد الصوتي وما شابه. وإحدى هذه الخدمات هي الرقم الافتراضي. أ رقم الهاتف الظاهري يستخدم قدرة PBX الافتراضية لتمكين المستخدم داخل رمز منطقة معين من إجراء مكالمة مع مستخدم آخر كما لو كانت مجرد مكالمة محلية.

بقول هذا، فهذا يعني فقط أنه عندما يحاول شخص يقيم في تلك المنطقة حيث تم تعيين رقم افتراضي معين الوصول إليك عن طريق طلب رقم الهاتف الافتراضي، فسيتم تسجيل المكالمة ببساطة كما لو كانت مجرد مكالمة محلية. حيث يكون صاحب ذلك الرقم على بعد أميال من مكان المتصل أو منطقته.

أصبح هذا ممكنًا من خلال نظام PBX افتراضي نظرًا لأنه يستخدم بيانات الإنترنت، على عكس خطوط الهاتف التقليدية التي تستخدم شبكة الهاتف العامة المحولة (PSTN) القديمة.

هل Virtual PBX أفضل من نظام الهاتف PBX أو PSTN التقليدي؟

كما ذكرنا سابقًا، يعد نظام الهاتف PSTN (شبكة الهاتف العامة) هو الطريقة التقليدية لتكنولوجيا الاتصالات. وعلى الرغم من أنه لا يزال يستخدم في معظم الشركات، إلا أن تكلفة إنشاء البنية التحتية والمعدات باهظة الثمن. ومن ناحية أخرى، تم التخلص من هذا الإعداد المكلف للأجهزة والمعدات عن طريق التحول إلى نظام PBX افتراضي. هناك العديد من الأسباب المهمة التي تجعل نظام PBX الافتراضي أفضل بكثير من نظام الهاتف التقليدي مثل PSTN، ومن الجدير بالذكر بعض هذه الأسباب:

• يؤدي الاتصال عبر نظام PBX الافتراضي إلى خفض أسعار المكالمات الهاتفية بشكل كبير، كما أنه أقل تكلفة بكثير مقارنة بمكالمات الخطوط الأرضية. يمنحك Virtual PBX حرية إجراء المكالمات من خلال اتصال بالإنترنت، وبالتالي فهو خيار أرخص لخدمات الهاتف التقليدية عند إجراء مكالمات دولية ومكالمات بعيدة المدى.
• بدون تكلفة الإعداد والرسوم الشهرية والمعدات الباهظة الثمن التي يجب توفيرها قبل أن تتمكن من الاستفادة الكاملة من الخدمة، من المؤكد أن نظام PBX الافتراضي سيجعل فاتورة هاتفك الشهرية أقل بكثير من خطوط الهاتف التقليدية.
• سبب مهم آخر هو أن نظام PBX الافتراضي سيسمح لك بدمج هواتفك المحمولة وخطوط الهاتف التقليدية. هذا يعني فقط أن جميع المكالمات التي يتم إجراؤها على خط الهاتف يمكن توجيهها إليك وإلى موظفيك بغض النظر عن موقعك. إنه يعزز حضور عملك بشكل كبير حيث يمكنك الرد على المكالمات حتى لو لم تكن في المكتب.

ما هي مزايا PBX الافتراضية؟

على الرغم من أن بعض المزايا مذكورة أعلاه بالفعل، فمن الأفضل أن تلخص المزايا الهامة الأخرى للمقسم الافتراضي لعملك.

• توفير في التكاليف – هذا هو السبب الأول وراء تحول العديد من الشركات بالفعل من نظام خط الهاتف التقليدي إلى نظام PBX الافتراضي. نظرًا لاستضافة نظام PBX افتراضي في السحابة ويتم الاعتناء به بواسطة مزود الخدمة الخاص بك، فلا توجد نفقات معينة فيما يتعلق بالتثبيت والأجهزة والصيانة. وبصرف النظر عن ذلك، يمكنك خفض تكلفة تعيين موظفين إضافيين لحضور المكالمات الهاتفية، وتوظيف موظفي تكنولوجيا المعلومات للحفاظ على التدفق السلس لنظام الاتصالات الخاص بك. يقوم مزود الخدمة الخاص بك بكل هذه الأشياء نيابةً عنك.

• مساحة عمل غير محدودة - نظرًا لأن نظام PBX الافتراضي يستخدم بيانات الإنترنت، يمكنك الاتصال بجهات الاتصال الخاصة بك سواء كنت في المكتب أو في المنزل والعمل، أو سواء كنت تسترخي في الخارج. إذا كنت من النوع الذي يتنقل باستمرار، فهذا يناسب عملك.

• زيادة – ماذا يعني هذا بالضبط لعملك؟ وهذا يعني أن نظام PBX الافتراضي أو المستضاف يمكنه التكيف بشكل منهجي مع تطوير أعمالك. سواء انخفض عدد موظفيك أو زاد، يمكنك أيضًا إزالة خطوط الهاتف والامتدادات أو إضافتها.

أدوات وميزات الأتمتة

إحدى المزايا المهمة لـ Virtual PBX هي أدوات وميزات التشغيل الآلي التي لا يمكنك رؤيتها باستخدام خط هاتف تقليدي. فيما يلي قوائم بهذه الميزات الرائعة التي يمكنك استخدامها بشكل كامل مع PBX المستضاف.

ميزات البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

إذا كنت من رجال الأعمال الذين يتنقلون باستمرار، فإن تمكين هذه الميزة سيفيدك بالتأكيد. تتيح لك ميزة البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني تلقي البريد الصوتي على الفور على جهازك المحمول المفضل. سيساعدك هذا بشكل كبير في حال كنت في منتصف اجتماع مهم وفي نفس الوقت تنتظر مكالمة مهمة. يمكنك بسهولة التحقق من هاتفك للتحقق من المرسل.

قوائم الهاتف

هذه إحدى الميزات الرائعة لامتلاك PBX افتراضي. يمكنك تخصيص قائمة هاتفك وفقًا لتفضيلاتك. يمكن تقديم خيارات متعددة للمتصل بك مثل التحدث إلى أحد الوكلاء، وترك بريد صوتي، والحصول على المعلومات، وحتى التحويل إلى قائمة فرعية.

الحاضرون الآليون

تخيل أن شخصًا ما يرد على المكالمات الهاتفية نيابةً عنك في منتصف الليل، أو دعنا نقول، عندما تكون بالخارج وتتواصل مع عائلتك في عطلة نهاية أسبوع جيدة. أليس من الرائع أن نعرف؟ والأهم من ذلك هو أنه مع نظام PBX المستضاف، لا يحتاج عملاؤك أو عملاؤك إلى الانتظار حتى يقوم شخص ما بالرد على مكالمتهم، نظرًا لأن الرد الآلي سوف يجيب على استفساراتهم على الفور.

قائمة انتظار المكالمات، إعادة التوجيه، التسجيل

• تضع قائمة انتظار المكالمات المكالمات الواردة في خط بينما يكون المستلم مشغولاً بحضور مكالمات أخرى. نظرًا لأنه يتم إجراء المكالمات بالترتيب الذي تم استلامها به، فإنه يسمح لك بخدمة عملائك بكفاءة.
• ستسمح لك ميزة تحويل المكالمات عند تفعيلها بإعادة توجيه المكالمات الواردة إلى رقم هاتف آخر تفضله. يعد هذا مفيدًا في حالة تواجدك خارج المكتب ولكنك لا تزال ترغب في التواصل مع عملائك.
• تسجيل المكالمات يعني ببساطة تسجيل المحادثات التي يمكنك تخزينها في النهاية كملفات رقمية للرجوع إليها في المستقبل.

تجسير المؤتمر

تسمح مكالمة الجسر الجماعية لعدة مشاركين بالانضمام إلى غرفة افتراضية عن طريق الاتصال ثم التواصل عن بعد مع بقية أعضاء الفريق. هذه ميزة فعالة للغاية في نظام PBX الافتراضي، خاصة في الشركات واسعة النطاق.

كيفية اختيار مزود PBX الظاهري؟

هناك عدد كبير من مقدمي الخدمات الذين يقدمون خدمات PBX الافتراضية. ومع ذلك، فإن اختيار الخيار المناسب يعتمد فقط عليك وعلى احتياجات عملك. فيما يلي بعض النصائح التي قد تساعدك في اختيار الخيار المناسب.

التكاليف المترتبة على ذلك

عندما يتعلق الأمر بالنفقات، فإن نظام PBX الافتراضي منخفض للغاية مقارنة بنظام خط الهاتف التقليدي. من المؤكد أن الإضافات الإضافية ستؤدي إلى ارتفاع السعر. ومع ذلك، لا يزال الأمر خارج نطاق المقارنة عندما يتعلق الأمر بتعيين فريق لتكنولوجيا المعلومات. حاول تقييم تكلفة توظيف خبراء تكنولوجيا المعلومات الداخليين مقارنة بالوظائف الإضافية التي من شأنها ترقية نظام الاتصالات لديك بشكل كبير.

الجودة وموثوقية الشبكة

كما نعلم جميعًا، تعد الموثوقية على مزود خدمة الإنترنت الخاص بك عاملاً مهمًا وحاسمًا للغاية لتجربة أقصى استفادة من خدمات PBX الافتراضية. فيما يتعلق بهذا الأمر، يجب أن تكون قادرًا على تأمين موثوقية شبكتك.

الميزات المدرجة

الآن بعد أن عرفت أن نظام PBX الافتراضي يأتي مع الكثير من الميزات المفيدة، فقد حان الوقت لتقييم عملك. قبل الحصول على خدمة PBX، فكر في ما يحتاجه عملك في الوقت الحالي. سيساعدك هذا على تقليل التكاليف عن طريق الحصول فقط على الميزات المناسبة المخصصة لمتطلبات عملك.

إذا كنت مقتنعًا بالفعل بأن نظام PBX الافتراضي هو ما تحتاجه، فقد حان الوقت لاتخاذ القرار. فقط لا تنس أن تضع في اعتبارك الأشياء التي تمت مناقشتها في هذه المقالة حتى تكون بمثابة دليل مفيد في عملية اتخاذ القرار.