Bisnis sangat bergantung pada telepon sebagai alat komunikasi. Sebelumnya, membangun sistem komunikasi merupakan tantangan serius karena biayanya terlalu mahal. Anda harus membeli meja dan kursi kantor, serta perlengkapan yang diperlukan untuk saluran telepon Anda.
Seiring berkembangnya teknologi komunikasi, telah memberikan kontribusi perubahan yang signifikan dalam dunia komunikasi. Saat ini, khususnya Internet telah menguasai komunikasi, ada banyak pilihan yang dapat Anda pilih untuk sistem telepon bisnis Anda. Dan salah satu alat penting adalah PBX virtual.
Apa itu PBX Virtual?
Ini mungkin terdengar rumit bagi Anda, namun kenyataannya, Virtual PBX mudah dipahami namun bermanfaat untuk kebutuhan komunikasi Anda. A PBX maya adalah Private Branch Exchange (PBX) yang disediakan oleh layanan “host”. Ini berarti bahwa penyedia luar “menghosting” atau menyediakan layanan untuk sistem PBX Anda agar memungkinkan jaringan komunikasi Anda.
Untuk membantu Anda lebih memahami apa itu Virtual PBX, ada baiknya Anda mengetahuinya terlebih dahulu Arti PBX. PBX adalah singkatan dari Private Virtual Exchange yang berarti jaringan telepon pribadi digunakan dalam suatu organisasi. Hal ini kemudian memungkinkan Anda untuk bebas berkomunikasi dengan individu di dalam atau di luar perusahaan menggunakan berbagai saluran seperti VoIP yang dikenal sebagai PBX lokal. Ini berarti ada perangkat keras yang berada di dalam gedung perusahaan.
Definisi PBX virtual berbeda dari PBX lokal. Meskipun keduanya Fitur PBX dan pelayanannya sama, proses instalasinya berbeda satu sama lain. PBX virtual tidak memerlukan sistem perangkat keras apa pun untuk dipasang di kantor Anda karena berada di cloud. Artinya, penyedia PBX virtual Anda adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemeliharaan teknologi di luar lokasi. Di sisi lain, PBX lokal memerlukan perangkat keras khusus untuk dipasang di kantor Anda.
Apakah anda masih bingung tentangnya apa arti PBX? Jika Anda masih bingung dengan definisi PBX, on-premise, atau virtual, anggap saja artikel ini sebagai PBX untuk boneka dan itu akan membantu Anda memulai. Sekarang, mari kita lanjutkan bagaimana cara kerja sistem PBX.
Ngomong-ngomong, pernahkah Anda mendengar seseorang bertanya apa itu HPBX? Atau apa itu IPPBX? Nah, jangan bingung karena semua istilah ini membicarakan hal yang sama. HPBX adalah singkatan dari Hosted Private Branch Exchange, sedangkan IP PBX adalah Internet Protocol Private Branch Exchange. Keduanya dan PBX virtual mendukung VoIP (Voice over Internet Protocol.
Dan jika Anda lupa apa itu VoIP, berikut ini pengingatnya:
VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada penggunanya untuk melakukan panggilan menggunakan data Internet, bukan saluran telepon tradisional. Anda harus menyadari hal ini agar Anda tidak terlalu kewalahan dengan istilah teknisnya
Bagaimana Virtual PBX Bekerja?
Memahami cara kerja PBX seharusnya tidak terlalu membingungkan Anda. Sistem PBX memanfaatkan teknologi telekomunikasi terkini dengan mengubah panggilan telepon menjadi data, sama seperti data lainnya seperti email. Dari sana, dikirim melalui Internet atau ke jaringan lokal lainnya.
Untuk membuatnya lebih tepat bagaimana cara kerja PBX, berikut adalah proses sederhana agar lebih mudah dipahami. Ini dimulai dengan nomor telepon virtual.
Apa perbedaan antara Nomor Virtual dan PBX Virtual?
Akan lebih akurat jika kita melihat dulu detail penting tentang PBX virtual. Sistem telepon yang kompleks ini terdiri dari berbagai layanan virtual seperti IVR, penerusan panggilan, pesan suara, dan sejenisnya. Dan salah satu layanan tersebut adalah nomor virtual. A nomor telepon maya memanfaatkan kemampuan PBX virtual untuk memungkinkan pengguna dalam kode area tertentu melakukan panggilan ke pengguna lain seolah-olah itu hanya panggilan lokal.
Dengan mengatakan ini, ini hanya berarti bahwa ketika seseorang yang tinggal di area di mana nomor virtual tertentu ditetapkan mencoba menghubungi Anda dengan menekan nomor telepon virtual tersebut, panggilan tersebut akan terekam seolah-olah itu hanya panggilan lokal. Dimana pemilik nomor tersebut berada bermil-mil jauhnya dari tempat atau wilayah penelepon.
Hal ini dimungkinkan oleh PBX virtual karena menggunakan data Internet, tidak seperti saluran telepon tradisional yang memanfaatkan Public Switched Telephone Network (PSTN) jadul.
Apakah Virtual PBX Lebih Baik dari Sistem Telepon PBX Tradisional atau PSTN?
Seperti disebutkan di atas, sistem telepon PSTN (Public Switched Telephone Network) adalah teknologi komunikasi tradisional. Meski masih digunakan di sebagian besar perusahaan, namun biaya pengaturan infrastruktur dan peralatannya cukup mahal. Di sisi lain, pengaturan perangkat keras dan perlengkapan yang mahal ini dihilangkan dengan beralih ke PBX virtual. Ada banyak alasan penting mengapa PBX virtual jauh lebih baik daripada sistem telepon tradisional seperti PSTN, dan ada baiknya diperhatikan beberapa di antaranya:
- Komunikasi melalui PBX virtual sangat menurunkan tarif panggilan telepon, dan dibandingkan dengan panggilan telepon rumah, biayanya jauh lebih murah. PBX Virtual memberi Anda kebebasan untuk melakukan panggilan melalui koneksi Internet, sehingga merupakan pilihan yang lebih murah dibandingkan layanan telepon tradisional saat Anda melakukan panggilan internasional dan jarak jauh.
- Tanpa biaya setup dan biaya bulanan serta peralatan mahal yang harus disediakan sebelum Anda dapat sepenuhnya memanfaatkan layanan ini, PBX virtual tentu akan membuat tagihan telepon bulanan Anda jauh lebih rendah dibandingkan dengan saluran telepon tradisional.
- Alasan penting lainnya adalah sistem PBX virtual akan memungkinkan Anda mengintegrasikan telepon seluler dan saluran telepon tradisional. Ini hanya berarti bahwa semua panggilan yang dilakukan ke saluran telepon dapat ditujukan kepada Anda dan karyawan Anda di mana pun lokasi Anda. Ini secara signifikan meningkatkan kehadiran bisnis Anda karena Anda dapat menjawab panggilan bahkan saat Anda tidak berada di kantor.
Apa Keuntungan dari PBX Virtual?
Meskipun beberapa keuntungan telah disebutkan di atas, ada baiknya Anda merangkum manfaat signifikan lainnya dari PBX virtual untuk bisnis Anda.
- Penghematan biaya – Ini adalah alasan nomor satu mengapa banyak bisnis telah beralih dari sistem saluran telepon tradisional ke PBX virtual. Karena PBX virtual dihosting di cloud dan ditangani oleh penyedia layanan Anda, tidak ada biaya tertentu terkait instalasi, perangkat keras, dan pemeliharaan. Selain itu, Anda dapat memangkas biaya perekrutan staf tambahan untuk menghadiri panggilan telepon, mempekerjakan staf TI untuk menjaga kelancaran sistem komunikasi Anda. Penyedia layanan Anda melakukan semua hal ini untuk Anda.
- Ruang kerja tidak terbatas – Karena PBX virtual menggunakan data Internet, Anda dapat terhubung ke kontak Anda baik saat Anda berada di kantor atau di rumah dan bekerja, atau saat Anda hanya bersantai di luar. Jika Anda adalah tipe orang yang selalu berpindah-pindah, maka ini cocok dengan bisnis Anda.
- Meningkatkan – Apa sebenarnya arti hal ini bagi bisnis Anda? Artinya sistem PBX virtual atau host dapat beradaptasi secara sistematis dengan perkembangan bisnis Anda. Baik jumlah staf Anda berkurang atau bertambah, Anda juga dapat menghapus atau menambah saluran telepon dan ekstensi.
Alat dan Fitur Otomatisasi
Salah satu keuntungan signifikan dari PBX virtual adalah alat dan fitur otomatisasi yang tidak dapat Anda lihat dengan saluran telepon tradisional. Di bawah ini adalah daftar fitur luar biasa yang dapat Anda gunakan sepenuhnya dengan PBX yang dihosting.
Fitur Pesan Suara ke Email
Jika Anda adalah tipe pebisnis yang selalu berpindah-pindah, mengaktifkan fitur ini tentu akan menguntungkan Anda. Fitur pesan suara ke email memungkinkan Anda menerima pesan suara secara instan ke perangkat seluler pilihan Anda. Ini akan sangat membantu Anda jika Anda sedang berada di tengah rapat penting dan pada saat yang sama sedang menunggu panggilan penting. Anda dapat dengan mudah memeriksa ponsel Anda untuk memverifikasi pengirimnya.
Menu Telepon
Ini adalah salah satu fitur hebat dari memiliki PBX virtual. Anda dapat menyesuaikan menu telepon sesuai keinginan Anda. Berbagai pilihan dapat ditawarkan kepada penelepon Anda seperti berbicara dengan agen, meninggalkan pesan suara, mendapatkan informasi, dan bahkan mentransfer ke submenu.
Penjawab Otomatis
Bayangkan seseorang menjawab panggilan telepon untuk Anda di tengah malam, atau katakanlah, saat Anda keluar dan berkumpul dengan keluarga di akhir pekan yang berkualitas. Bukankah menyenangkan mengetahuinya? Dan yang lebih hebatnya adalah dengan PBX yang dihosting, pelanggan atau klien Anda tidak perlu menunggu seseorang menjawab panggilan mereka, karena petugas otomatis akan segera menjawab pertanyaan mereka.
Antrian panggilan, Penerusan, Perekaman
- Antrian panggilan menempatkan panggilan masuk dalam satu saluran sementara penerima sibuk menjawab panggilan lainnya. Karena panggilan dilakukan sesuai urutan penerimaannya, ini memungkinkan Anda melayani klien Anda secara efisien.
- Penerusan panggilan ketika diaktifkan, hanya akan memungkinkan Anda mengalihkan panggilan masuk ke nomor telepon lain yang Anda inginkan. Ini berguna jika Anda berada di luar kantor tetapi masih ingin berhubungan dengan pelanggan Anda.
- Rekaman panggilan berarti merekam percakapan yang pada akhirnya dapat Anda simpan sebagai file digital untuk referensi Anda di masa mendatang.
Jembatan Konferensi
Panggilan jembatan konferensi memungkinkan banyak peserta untuk bergabung ke ruang virtual dengan melakukan panggilan, dan kemudian berkomunikasi jarak jauh dengan anggota tim lainnya. Ini adalah fitur PBX virtual yang sangat efisien, terutama dalam bisnis skala besar.
Bagaimana Cara Memilih Penyedia PBX Virtual?
Ada sejumlah besar penyedia yang menawarkan layanan PBX virtual. Namun, memilih yang tepat bergantung pada Anda dan kebutuhan bisnis Anda. Berikut beberapa tip yang mungkin bisa membantu Anda dalam memilih yang tepat.
Biaya yang Terlibat
Dalam hal biaya, sistem PBX virtual sangat rendah dibandingkan dengan sistem saluran telepon tradisional. Tambahan tambahan tentu saja akan menaikkan harga. Namun, hal ini masih tidak bisa dibandingkan jika menyangkut perekrutan tim TI. Cobalah untuk menilai biaya perekrutan pakar TI internal dibandingkan dengan add-on yang akan meningkatkan sistem komunikasi Anda secara signifikan.
Kualitas dan Keandalan Jaringan
Seperti yang kita semua tahu, keandalan penyedia Internet Anda adalah faktor yang sangat penting dan krusial untuk mendapatkan hasil maksimal dari layanan PBX virtual. Mengenai hal ini, Anda harus dapat mengamankan keandalan jaringan Anda.
Fitur Termasuk
Sekarang setelah Anda mengetahui bahwa sistem PBX virtual hadir dengan banyak fitur bermanfaat, sekarang saatnya Anda menilai bisnis Anda. Sebelum membeli layanan PBX, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda saat ini. Ini akan membantu Anda mengurangi biaya dengan hanya mendapatkan fitur yang tepat yang didedikasikan untuk kebutuhan bisnis Anda.
Jika Anda sudah yakin bahwa PBX virtual adalah yang Anda butuhkan, sekarang saatnya Anda mengambil keputusan. Jangan lupa untuk mempertimbangkan hal-hal yang dibahas dalam artikel ini sehingga dapat menjadi panduan yang berguna dalam pengambilan keputusan Anda.
