راهنمای مبتدیان برای PBX مجازی

کسب و کارها به شدت به تلفن به عنوان وسیله ارتباطی متکی هستند. پیش از این، راه اندازی یک سیستم ارتباطی یک چالش جدی است زیرا بسیار گران است. شما باید میز و صندلی اداری و همچنین تجهیزات لازم برای خطوط تلفن خود را خریداری کنید.

همانطور که فناوری ارتباطات همچنان در حال تکامل است، تغییرات قابل توجهی در دنیای ارتباطات ایجاد کرده است. امروزه، به ویژه اینترنت در برقراری ارتباط کنترل شده است، گزینه های زیادی وجود دارد که می توانید برای سیستم تلفن کسب و کار خود یکی از آنها را انتخاب کنید. و یکی از ابزارهای مهم سانترال مجازی است.

سانترال مجازی چیست؟

این ممکن است برای شما پیچیده به نظر برسد، اما حقیقت این است که سانترال مجازی ساده برای درک و در عین حال برای نیازهای ارتباطی شما مفید است. الف سانترال مجازی یک صرافی شعبه خصوصی (PBX) است که توسط یک سرویس "میزبان" ارائه می شود. این بدان معنی است که یک ارائه دهنده خارجی "میزبان" یا خدماتی را برای سیستم PBX شما ارائه می دهد تا این امکان را برای شبکه ارتباطی شما فراهم کند.

برای اینکه بهتر بفهمید سانترال مجازی چیست، بهتر است ابتدا بدانید معنی PBX. PBX مخفف Private Virtual Exchange است که به معنای استفاده از شبکه تلفن خصوصی در یک سازمان است. سپس این امکان را به شما می دهد که آزادانه با افراد داخل یا خارج از شرکت با استفاده از کانال های مختلف مانند ارتباط برقرار کنید VoIP که به عنوان سانترال داخلی شناخته می شود. این بدان معنی است که یک قطعه سخت افزار در داخل ساختمان شرکت است.

تعریف سانترال مجازی با PBX داخلی متفاوت است. اگرچه هر دو ویژگی های PBX و خدمات یکسان است، روند نصب با یکدیگر متفاوت است. یک PBX مجازی نیازی به نصب سیستم سخت افزاری در دفتر شما ندارد زیرا در فضای ابری قرار دارد. این بدان معنی است که ارائه دهنده سانترال مجازی شما مسئول نگهداری از فناوری خارج از سایت است. از سوی دیگر، سانترال داخلی نیاز به سخت افزار خاصی برای نصب در دفتر شما دارد.

آیا هنوز در مورد گیج هستید PBX یعنی چه? اگر هنوز در تعریف PBX، درون محل یا مجازی غرق هستید، فقط این مقاله را به عنوان PBX برای آدمک ها و به شما در شروع کار کمک می کند. حالا بیایید ادامه دهیم سیستم PBX چگونه کار می کند

به هر حال، آیا شنیده اید که کسی می پرسد HPBX چیست؟? یا IP PBX چیست؟? خوب، خودتان را گیج نکنید زیرا همه این اصطلاحات در مورد یک چیز صحبت می کنند. HPBX مخفف Hosted Private Branch Exchange می باشد، در حالی که IP PBX یک تبادل شعبه خصوصی پروتکل اینترنت است. هم این دو و هم سانترال مجازی از VoIP (Voice over Internet Protocol) پشتیبانی می کنند.

و اگر فراموش کرده اید که VoIP چیست، در اینجا یک یادآوری دوستانه وجود دارد:

VoIP (Voice over Internet Protocol) سیستمی است که به کاربران خود آزادی تماس را با استفاده از داده های اینترنتی به جای خط تلفن سنتی ارائه می دهد. شما باید از این موارد آگاه باشید تا بیش از حد تحت تأثیر شرایط فنی قرار نگیرید

PBX مجازی چگونه کار می کند؟

درک کردن سانترال چگونه کار می کند نباید آنقدر برای شما گیج کننده باشد سیستم سانترال با استفاده از آخرین فناوری مخابراتی، تماس های تلفنی را به داده تبدیل می کند، درست مانند سایر داده ها مانند ایمیل. از آنجا، از طریق اینترنت یا سایر شبکه های محلی ارسال می شود.

برای اینکه آن را دقیق تر کنیم یک PBX چگونه کار می کند، در اینجا یک فرآیند ساده برای درک بیشتر آن وجود دارد. با یک شماره تلفن مجازی شروع می شود.

تفاوت بین شماره مجازی و سانترال مجازی چیست؟

 اگر ابتدا نگاهی به جزئیات مهم در مورد یک PBX مجازی بیندازیم، دقیق تر خواهد بود. این سیستم تلفن پیچیده از خدمات مجازی مختلفی مانند تلفن گویا، انتقال تماس، پست صوتی و موارد مشابه تشکیل شده است. و یکی از این خدمات شماره مجازی است. الف شماره تلفن مجازی از قابلیت یک PBX مجازی استفاده می کند تا کاربر در یک کد منطقه ای خاص بتواند با کاربر دیگری تماس بگیرد، گویی فقط یک تماس محلی است.

با گفتن این، فقط به این معنی است که وقتی شخصی که در آن منطقه زندگی می کند که یک شماره مجازی خاص به شما اختصاص داده شده است، سعی می کند با شماره گیری شماره تلفن مجازی با شما تماس بگیرد، تماس به سادگی ثبت می شود که گویی فقط یک تماس محلی است. جایی که صاحب آن شماره مایل ها از محل یا منطقه تماس گیرنده فاصله دارد.

این امر توسط یک PBX مجازی امکان پذیر می شود زیرا از داده های اینترنت استفاده می کند، برخلاف خطوط تلفن سنتی که از شبکه قدیمی تلفن عمومی سوئیچ شده (PSTN) استفاده می کنند.

آیا سانترال مجازی بهتر از سیستم تلفن سنتی PBX یا PSTN است؟

همانطور که در بالا ذکر شد، سیستم تلفن PSTN (شبکه تلفن سوئیچ شده عمومی) روش سنتی فناوری ارتباطات است. اگرچه هنوز در اکثر شرکت ها از آن استفاده می شود، هزینه راه اندازی زیرساخت و تجهیزات بسیار گران است. از سوی دیگر، این مجموعه پرهزینه سخت افزار و تجهیزات با تغییر به یک PBX مجازی حذف می شد. دلایل مهم متعددی وجود دارد که چرا PBX مجازی بسیار بهتر از سیستم تلفن سنتی مانند PSTN است، و شایان ذکر است که برخی از این موارد:

• ارتباط از طریق سانترال مجازی تا حد زیادی نرخ تماس تلفنی را کاهش می دهد و در مقایسه با تماس های تلفن ثابت، بسیار ارزان تر است. PBX مجازی به شما آزادی برقراری تماس از طریق اتصال به اینترنت را می دهد، بنابراین گزینه ارزان تری برای خدمات تلفن سنتی در هنگام برقراری تماس های بین المللی و از راه دور است.
• بدون هزینه راه‌اندازی و هزینه‌های ماهانه و تجهیزات گران‌قیمتی که باید قبل از استفاده کامل از این سرویس تهیه کنید، سانترال مجازی مطمئناً قبض تلفن ماهانه شما را بسیار کمتر از خطوط تلفن سنتی می‌کند.
• دلیل مهم دیگر این است که یک سیستم PBX مجازی به شما امکان می دهد تلفن های همراه و خطوط تلفن سنتی خود را یکپارچه کنید. این فقط به این معنی است که تمام تماس های برقرار شده با خط تلفن بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی شما می تواند به شما و کارمندان شما ارسال شود. به طور قابل توجهی حضور تجاری شما را تقویت می کند زیرا حتی اگر در دفتر نباشید می توانید به تماس ها پاسخ دهید.

مزایای سانترال مجازی چیست؟

اگرچه برخی از مزایا قبلاً در بالا ذکر شد، بهترین کار این است که سایر مزایای قابل توجه سانترال مجازی برای تجارت خود را خلاصه کنید.

• صرفه جویی در هزینه - این اولین دلیلی است که بسیاری از کسب و کارها قبلاً از سیستم خط تلفن سنتی به PBX مجازی روی آورده اند. از آنجایی که یک PBX مجازی در فضای ابری میزبانی می شود و توسط ارائه دهنده خدمات شما مراقبت می شود، هیچ هزینه خاصی برای نصب، سخت افزار و نگهداری وجود ندارد. جدای از آن، می‌توانید هزینه استخدام کارکنان اضافی برای شرکت در تماس‌های تلفنی، استخدام کارکنان فناوری اطلاعات برای حفظ جریان روان سیستم ارتباطی خود را کاهش دهید. ارائه دهنده خدمات شما همه این کارها را برای شما انجام می دهد.

• فضای کار نامحدود - از آنجایی که PBX مجازی از داده های اینترنت استفاده می کند، می توانید به مخاطبین خود متصل شوید، چه در دفتر باشید، چه در خانه و محل کار، یا اینکه در بیرون از خانه سرد می شوید. اگر از آن دسته افرادی هستید که دائما در حال حرکت هستید، پس این برای کسب و کار شما مناسب است.

• افزایش مقیاس - این دقیقا چه معنایی برای کسب و کار شما دارد؟ این بدان معنی است که یک سیستم PBX مجازی یا میزبانی شده می تواند به طور سیستماتیک با توسعه تجارت شما سازگار شود. چه تعداد پرسنل شما کم یا زیاد شود، می‌توانید خطوط تلفن و افزونه‌ها را حذف یا اضافه کنید.

ابزارها و ویژگی های اتوماسیون

یکی از مزایای قابل توجه سانترال مجازی ابزارها و ویژگی های اتوماسیونی است که با خط تلفن سنتی نمی توانید آن را ببینید. در زیر لیستی از این ویژگی های عالی وجود دارد که می توانید به طور کامل با یک PBX میزبان استفاده کنید.

ویژگی های پست صوتی به ایمیل

اگر از آن دسته تاجرانی هستید که دائماً در حال حرکت هستید، فعال کردن این ویژگی مطمئناً برای شما مفید خواهد بود. ویژگی پست صوتی به ایمیل به شما امکان می دهد پیام صوتی را فوراً به دستگاه تلفن همراه دلخواه خود دریافت کنید. اگر در میانه یک جلسه مهم هستید و در عین حال منتظر یک تماس مهم هستید، این به شما کمک زیادی می کند. می توانید به راحتی گوشی خود را بررسی کنید تا فرستنده را تأیید کنید.

منوهای تلفن

این یکی از ویژگی های عالی داشتن سانترال مجازی است. شما می توانید منوی تلفن خود را با توجه به اولویت خود سفارشی کنید. گزینه‌های متعددی می‌تواند به تماس‌گیرنده شما ارائه شود، مانند صحبت کردن با یک نماینده، ترک پست صوتی، دریافت اطلاعات و حتی انتقال به یک منوی فرعی.

خدمه خودکار

تصور کنید که شخصی در نیمه شب به تماس های تلفنی شما پاسخ می دهد، یا مثلاً زمانی که در یک آخر هفته با کیفیت بیرون هستید و با خانواده خود ارتباط برقرار می کنید. آیا دانستن آن عالی نیست؟ و مهمتر از آن این است که با سانترال میزبان، مشتریان یا مشتریان شما نیازی به انتظار ندارند تا کسی به تماس آنها پاسخ دهد، زیرا یک متصدی خودکار بلافاصله به سؤالات آنها پاسخ می دهد.

صف تماس، فوروارد، ضبط

• یک صف تماس، تماس های دریافتی را در یک خط قرار می دهد در حالی که گیرنده مشغول حضور در تماس های دیگر است. از آنجایی که تماس‌ها به ترتیبی که دریافت می‌شوند قرار می‌گیرند، به شما این امکان را می‌دهد که به طور موثر به مشتریان خود خدمات رسانی کنید.
• وقتی فوروارد تماس فعال می شود، به سادگی به شما امکان می دهد تماس های دریافتی را به شماره تلفن دیگری که ترجیح می دهید هدایت کنید. در صورتی که خارج از دفتر هستید اما همچنان می خواهید با مشتریان خود در تماس باشید، این کار مفید است.
• ضبط تماس صرفاً به معنای ضبط مکالمات است که در نهایت می‌توانید آن‌ها را به عنوان فایل‌های دیجیتال برای مرجع بعدی خود ذخیره کنید.

پل کنفرانس

تماس پل کنفرانس به چندین شرکت کننده اجازه می دهد تا با شماره گیری به یک اتاق مجازی ملحق شوند و سپس از راه دور با بقیه اعضای تیم ارتباط برقرار کنند. این یکی از ویژگی های بسیار کارآمد سانترال مجازی به خصوص در مشاغل بزرگ است.

چگونه یک ارائه دهنده PBX مجازی انتخاب کنیم؟

تعداد زیادی ارائه دهنده خدمات PBX مجازی را ارائه می دهند. با این حال، انتخاب مناسب تنها به شما و نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند به شما در انتخاب مناسب کمک کند.

هزینه های مربوطه

وقتی صحبت از هزینه ها می شود، سیستم PBX مجازی در مقایسه با سیستم خط تلفن سنتی بسیار پایین است. افزودنی های اضافی مطمئناً قیمت را بالا می برد. با این حال، هنوز در مورد استخدام یک تیم فناوری اطلاعات فراتر از مقایسه است. سعی کنید هزینه استخدام کارشناسان داخلی IT را در مقایسه با افزونه هایی که سیستم ارتباطی شما را به طور چشمگیری ارتقا می دهند، ارزیابی کنید.

کیفیت و قابلیت اطمینان شبکه

همانطور که همه ما می دانیم، قابلیت اطمینان در ارائه دهنده اینترنت شما یک عامل بسیار مهم و حیاتی برای تجربه حداکثری از خدمات PBX مجازی است. با توجه به این موضوع، باید بتوانید قابلیت اطمینان شبکه خود را ایمن کنید.

ویژگی های گنجانده شده است

اکنون که می دانید یک سیستم PBX مجازی دارای ویژگی های مفید زیادی است، زمان آن فرا رسیده است که کسب و کار خود را ارزیابی کنید. قبل از دستیابی به سرویس PBX، در نظر بگیرید که کسب و کار شما در حال حاضر به چه چیزی نیاز دارد. این به شما کمک می کند تا تنها با دریافت ویژگی های مناسب برای نیازهای کسب و کار خود، هزینه ها را کاهش دهید.

اگر قبلاً متقاعد شده اید که PBX مجازی همان چیزی است که نیاز دارید، وقت آن رسیده است که تصمیم بگیرید. فقط فراموش نکنید که موارد مورد بحث در این مقاله را در نظر بگیرید تا به عنوان راهنمای مفیدی در تصمیم گیری شما عمل کند.