คู่มือเบื้องต้นสำหรับการใช้ PBX เสมือนจริง

ธุรกิจต่างๆ พึ่งพาโทรศัพท์เป็นอย่างมากในการสื่อสาร ก่อนหน้านี้ การตั้งระบบการสื่อสารถือเป็นความท้าทายอย่างมาก เนื่องจากโทรศัพท์มีราคาแพงเกินไป คุณต้องซื้อโต๊ะและเก้าอี้สำนักงาน รวมทั้งอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับสายโทรศัพท์ด้วย

เนื่องจากเทคโนโลยีการสื่อสารมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จึงมีส่วนทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในโลกของการสื่อสาร ในปัจจุบัน โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตที่เข้ามามีบทบาทในการสื่อสาร จึงมีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือกใช้สำหรับระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ และเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งก็คือ PBX เสมือนจริง

Virtual PBX คืออะไร?

สิ่งนี้อาจฟังดูซับซ้อนสำหรับคุณ แต่ความจริงก็คือ Virtual PBX นั้นเข้าใจง่ายแต่ก็มีประโยชน์สำหรับความต้องการการสื่อสารของคุณ PBX เสมือนจริง คือ Private Branch Exchange (PBX) ที่ให้บริการโดยบริการ "โฮสต์" หมายความว่าผู้ให้บริการภายนอก "โฮสต์" หรือจัดเตรียมบริการสำหรับระบบ PBX ของคุณเพื่อให้เครือข่ายการสื่อสารของคุณใช้งานได้

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่า Virtual PBX คืออะไร ควรทราบไว้ก่อน PBX แปลว่าอะไร. PBX ย่อมาจาก Private Virtual Exchange ซึ่งหมายถึงเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวที่ถูกใช้ภายในองค์กร ซึ่งจะทำให้คุณสามารถติดต่อสื่อสารกับบุคคลต่างๆ ภายในและภายนอกบริษัทได้อย่างอิสระโดยใช้ช่องทางต่างๆ เช่น วีโอไอพี ซึ่งรู้จักกันในชื่อ PBX แบบภายในสถานที่ ซึ่งหมายความว่ามีฮาร์ดแวร์ชิ้นหนึ่งอยู่ภายในอาคารของบริษัท

คำจำกัดความของ PBX เสมือน แตกต่างจากระบบ PBX ภายในองค์กร แม้ว่าทั้งสองระบบ คุณสมบัติของระบบ PBX และบริการก็เหมือนกัน แต่กระบวนการติดตั้งนั้นแตกต่างกัน PBX เสมือนไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบฮาร์ดแวร์ใดๆ ในสำนักงานของคุณ เนื่องจากอยู่ในระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าผู้ให้บริการ PBX เสมือนของคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเทคโนโลยีนอกสถานที่ ในทางกลับกัน PBX ในสถานที่ต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์พิเศษในสำนักงานของคุณ

คุณยังสับสนเกี่ยวกับ PBX หมายถึงอะไร? หากคุณยังสับสนกับคำจำกัดความของ PBX, ในสถานที่ หรือเสมือนจริง โปรดพิจารณาบทความนี้ PBX สำหรับผู้เริ่มต้น และมันจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ตอนนี้เรามาดำเนินการต่อด้วย ระบบ PBX ทำงานอย่างไร

ยังไงก็ตาม คุณเคยได้ยินใครถามบ้างไหม HPBX คืออะไร? หรือ IP PBX คืออะไรอย่าสับสน เพราะเงื่อนไขทั้งหมดเหล่านี้พูดถึงสิ่งเดียวกัน HPBX ย่อมาจาก Hosted Private Branch Exchange ในขณะที่ IP PBX คือ Internet Protocol Private Branch Exchange ทั้งสองเงื่อนไขนี้และ PBX เสมือนรองรับ VoIP (Voice over Internet Protocol)

และในกรณีที่คุณลืมไปแล้วว่า VoIP คืออะไร นี่เป็นคำเตือนที่เป็นมิตร:

VoIP (Voice over Internet Protocol) เป็นระบบที่ให้ผู้ใช้โทรออกได้อย่างอิสระโดยใช้ข้อมูลอินเทอร์เน็ตแทนสายโทรศัพท์แบบเดิม คุณต้องทราบข้อมูลเหล่านี้เพื่อไม่ให้สับสนกับคำศัพท์ทางเทคนิคมากเกินไป

PBX เสมือนทำงานอย่างไร?

ความเข้าใจ PBX ทำงานอย่างไร ระบบ PBX ไม่ควรทำให้คุณสับสนมากนัก ระบบ PBX ใช้เทคโนโลยีโทรคมนาคมล่าสุดในการแปลงสายโทรศัพท์เป็นข้อมูล เช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ เช่น อีเมล จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ตหรือไปยังเครือข่ายท้องถิ่นอื่นๆ

เพื่อให้แม่นยำยิ่งขึ้น PBX ทำงานอย่างไรนี่คือขั้นตอนง่ายๆ ที่จะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น เริ่มต้นด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ความแตกต่างระหว่างหมายเลขเสมือนกับระบบ PBX เสมือนคืออะไร?

 จะแม่นยำกว่าหากเราดูรายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับระบบ PBX เสมือนก่อน ระบบโทรศัพท์ที่ซับซ้อนนี้ประกอบด้วยบริการเสมือนต่างๆ เช่น IVR การส่งต่อสาย วอยซ์เมล และอื่นๆ และบริการเหล่านี้ก็คือหมายเลขเสมือน หมายเลขโทรศัพท์เสมือน ใช้ประโยชน์จากความสามารถของ PBX เสมือนเพื่อทำให้ผู้ใช้ภายในรหัสพื้นที่เฉพาะสามารถโทรหาผู้ใช้รายอื่นได้ราวกับว่าเป็นการโทรภายในพื้นที่เท่านั้น

การพูดแบบนี้หมายความว่าเมื่อมีคนอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่กำหนดหมายเลขเสมือนให้ พยายามติดต่อคุณโดยกดหมายเลขโทรศัพท์เสมือน สายนั้นจะถือว่าเป็นเพียงการโทรภายในประเทศเท่านั้น โดยเจ้าของหมายเลขนั้นอยู่ห่างจากสถานที่หรือภูมิภาคของผู้โทรหลายไมล์

เป็นไปได้เพราะระบบ PBX เสมือนจริง เนื่องจากใช้ข้อมูลอินเทอร์เน็ต ต่างจากสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิมที่ใช้เครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN) รุ่นเก่า

ระบบ PBX เสมือนดีกว่าระบบ PBX แบบดั้งเดิมหรือระบบโทรศัพท์ PSTN หรือไม่?

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ระบบโทรศัพท์ PSTN (Public Switched Telephone Network) ถือเป็นเทคโนโลยีการสื่อสารแบบดั้งเดิม แม้ว่าระบบนี้จะยังคงใช้ในบริษัทส่วนใหญ่ แต่ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งโครงสร้างพื้นฐานและอุปกรณ์นั้นค่อนข้างแพง ในทางกลับกัน การติดตั้งฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์ที่มีราคาแพงนี้ถูกกำจัดออกไปด้วยการเปลี่ยนไปใช้ PBX เสมือน มีเหตุผลสำคัญหลายประการที่ทำให้ PBX เสมือนดีกว่าระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิม เช่น PSTN มาก และควรค่าแก่การสังเกตเหตุผลบางประการดังต่อไปนี้:

• การสื่อสารผ่านระบบ PBX เสมือนช่วยลดอัตราค่าโทรศัพท์ได้มาก และเมื่อเทียบกับการโทรผ่านโทรศัพท์พื้นฐานแล้ว ระบบ PBX เสมือนช่วยให้คุณโทรออกผ่านอินเทอร์เน็ตได้อย่างอิสระ จึงเป็นทางเลือกที่ถูกกว่าบริการโทรศัพท์แบบเดิมเมื่อคุณต้องโทรระหว่างประเทศและทางไกล
• โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการตั้งค่า ค่าธรรมเนียมรายเดือน และอุปกรณ์ราคาแพงที่ต้องจัดเตรียมก่อนที่คุณจะสามารถใช้บริการได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ระบบ PBX เสมือนจะทำให้บิลค่าโทรศัพท์รายเดือนของคุณลดลงอย่างมากเมื่อเทียบกับการใช้สายโทรศัพท์แบบเดิม
• เหตุผลสำคัญอีกประการหนึ่งก็คือระบบ PBX เสมือนจริงจะช่วยให้คุณสามารถผสานรวมโทรศัพท์มือถือเข้ากับสายโทรศัพท์แบบเดิมได้ นั่นหมายความว่าสายทั้งหมดที่โทรเข้ามาที่สายโทรศัพท์จะถูกส่งตรงถึงคุณและพนักงานของคุณไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดก็ตาม ระบบนี้จะช่วยเพิ่มการปรากฏตัวทางธุรกิจของคุณอย่างมาก เนื่องจากคุณสามารถรับสายได้แม้ว่าคุณจะไม่อยู่ในสำนักงานก็ตาม

ข้อดีของระบบ PBX เสมือนมีอะไรบ้าง?

แม้ว่าข้อดีบางประการจะกล่าวถึงข้างต้นแล้ว แต่ควรสรุปประโยชน์สำคัญอื่นๆ ของระบบ PBX เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณไว้ด้วย

• การประหยัดต้นทุน – นี่เป็นเหตุผลอันดับหนึ่งที่ธุรกิจจำนวนมากเปลี่ยนจากระบบโทรศัพท์แบบเดิมมาใช้ PBX เสมือนจริงแล้ว เนื่องจาก PBX เสมือนจริงนั้นโฮสต์อยู่บนคลาวด์และได้รับการดูแลโดยผู้ให้บริการของคุณ จึงไม่มีค่าใช้จ่ายที่แน่นอนเกี่ยวกับการติดตั้ง ฮาร์ดแวร์ และการบำรุงรักษา นอกจากนั้น คุณยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อรับสายโทรศัพท์ จ้างพนักงานไอทีเพื่อรักษาความราบรื่นของระบบการสื่อสารของคุณ ผู้ให้บริการของคุณทำสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดให้กับคุณ

• พื้นที่ทำงานไม่จำกัด เนื่องจากระบบ PBX เสมือนใช้ข้อมูลอินเทอร์เน็ต คุณจึงสามารถเชื่อมต่อกับผู้ติดต่อของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่สำนักงาน ที่บ้าน หรือที่ทำงาน หรือเพียงแค่กำลังพักผ่อนอยู่ข้างนอก หากคุณเป็นคนประเภทที่ต้องเดินทางตลอดเวลา ระบบนี้จึงเหมาะกับธุรกิจของคุณ

• การขยายขนาด – สิ่งนี้มีความหมายต่อธุรกิจของคุณอย่างไรกันแน่ นั่นหมายความว่าระบบ PBX เสมือนหรือโฮสต์สามารถปรับให้เข้ากับการพัฒนาธุรกิจของคุณได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจำนวนพนักงานของคุณจะลดลงหรือเพิ่มขึ้น คุณยังสามารถลบหรือเพิ่มสายโทรศัพท์และส่วนขยายได้

เครื่องมือและคุณลักษณะอัตโนมัติ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบ PBX เสมือนจริงคือเครื่องมือและคุณลักษณะอัตโนมัติที่คุณไม่สามารถพบเห็นได้จากสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิม ด้านล่างนี้คือรายการคุณลักษณะอันยอดเยี่ยมเหล่านี้ที่คุณสามารถใช้กับระบบ PBX โฮสต์ได้อย่างเต็มที่

คุณสมบัติการฝากข้อความเสียงถึงอีเมล์

หากคุณเป็นนักธุรกิจที่ต้องเดินทางอยู่ตลอดเวลา การเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้จะเป็นประโยชน์กับคุณอย่างแน่นอน ฟีเจอร์ Voicemail to Email ช่วยให้คุณรับข้อความเสียงไปยังอุปกรณ์มือถือที่คุณต้องการได้ทันที ซึ่งจะช่วยคุณได้มากในกรณีที่คุณกำลังอยู่ในระหว่างการประชุมสำคัญและกำลังรอสายสำคัญอยู่ คุณสามารถตรวจสอบโทรศัพท์ของคุณเพื่อยืนยันผู้ส่งได้อย่างง่ายดาย

เมนูโทรศัพท์

นี่คือหนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของการมี PBX เสมือนจริง คุณสามารถปรับแต่งเมนูโทรศัพท์ของคุณได้ตามความต้องการของคุณ สามารถเสนอตัวเลือกต่างๆ ให้กับผู้โทรได้ เช่น พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ ฝากข้อความเสียง รับข้อมูล และแม้แต่โอนสายไปยังเมนูย่อย

ระบบตอบรับอัตโนมัติ

ลองนึกภาพว่ามีใครสักคนรับสายโทรศัพท์แทนคุณในตอนกลางดึก หรือสมมติว่าตอนที่คุณออกไปข้างนอกและใช้เวลาอยู่กับครอบครัวในวันหยุดสุดสัปดาห์ นั่นไม่ใช่เรื่องดีหรือที่คุณจะได้รู้ และที่สำคัญกว่านั้นคือ ด้วยระบบ PBX โฮสต์ ลูกค้าหรือไคลเอนต์ของคุณไม่จำเป็นต้องรอให้ใครรับสายอีกต่อไป เพราะระบบตอบรับอัตโนมัติจะตอบคำถามของพวกเขาทันที

การจัดคิวสาย, การโอนสาย, การบันทึกสาย

• คิวสายจะวางสายเรียกเข้าไว้ในคิวขณะที่ผู้รับสายกำลังยุ่งอยู่กับการรับสายอื่นๆ เนื่องจากสายจะถูกวางตามลำดับที่รับสาย จึงทำให้คุณสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เมื่อเปิดใช้งานการโอนสายแล้ว คุณจะสามารถโอนสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขโทรศัพท์อื่นที่คุณต้องการได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในกรณีที่คุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศแต่ยังต้องการติดต่อกับลูกค้า
• การบันทึกการโทรหมายถึงการบันทึกบทสนทนาที่คุณสามารถจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตได้

การเชื่อมโยงการประชุม

การประชุมทางโทรศัพท์แบบสะพานช่วยให้ผู้เข้าร่วมหลายคนสามารถเข้าร่วมห้องเสมือนจริงได้โดยการโทร จากนั้นจึงติดต่อสื่อสารกับคนอื่นๆ ในทีมจากระยะไกลได้ ถือเป็นฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพมากของระบบ PBX เสมือนจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจขนาดใหญ่

จะเลือกผู้ให้บริการ PBX เสมือนได้อย่างไร?

มีผู้ให้บริการจำนวนมากที่เสนอบริการ PBX เสมือนจริง อย่างไรก็ตาม การเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับคุณและความต้องการทางธุรกิจของคุณเท่านั้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่อาจช่วยคุณในการเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม

ต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

เมื่อพิจารณาถึงค่าใช้จ่าย ระบบ PBX เสมือนจริงนั้นต่ำมากเมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิม การเพิ่มส่วนเสริมจะทำให้ราคาสูงขึ้นอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม ก็ยังไม่สามารถเปรียบเทียบได้เมื่อต้องจ้างทีมไอที พยายามประเมินค่าใช้จ่ายในการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีภายในองค์กรเมื่อเทียบกับส่วนเสริมที่จะช่วยอัปเกรดระบบการสื่อสารของคุณอย่างมาก

คุณภาพและความน่าเชื่อถือของเครือข่าย

อย่างที่เราทราบกันดีว่า ความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตเป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งในการใช้บริการ PBX เสมือนจริงให้ได้ประโยชน์สูงสุด ในเรื่องนี้ คุณควรสามารถรักษาความน่าเชื่อถือของเครือข่ายของคุณได้

คุณสมบัติที่รวมอยู่

ตอนนี้คุณคงทราบแล้วว่าระบบ PBX เสมือนจริงมาพร้อมฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมาย ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องประเมินธุรกิจของคุณ ก่อนตัดสินใจเลือกใช้บริการ PBX ให้พิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรในขณะนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณลดต้นทุนได้ด้วยการเลือกเฉพาะฟีเจอร์ที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

หากคุณมั่นใจแล้วว่าระบบ PBX เสมือนจริงคือสิ่งที่คุณต้องการ ก็ถึงเวลาที่คุณต้องตัดสินใจแล้ว เพียงแต่อย่าลืมพิจารณาสิ่งที่กล่าวถึงในบทความนี้ด้วย ซึ่งอาจช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น